Un des plus grands freins dans les entreprises à utiliser une nouvelle technologie, c’est le changement des habitudes et la difficulté d’adaptation. En utilisant un logiciel de gestion de réunion pour C.A. qui est intuitif et facile d’utilisation, le procesuss complet de vos réunions est simplifié.
Voici à quoi ressembleront les 3 étapes afin de préparer votre conseil d’administration zéro papier si vous utilisez Beeboard.
Étape 1. Préparation
Horaire de la réunion
L’intégration à votre calendrier corporatif (Microsoft 365 ou Google Agenda) permet rapidement de planifier l’horaire du conseil d’administration. Vous pouvez déterminer la plage horaire qui convient à tous d’un seul coup d’œil.
La confirmation de l’horaire s’ajoute automatiquement à votre calendrier incluant l’ordre du jour de la réunion ce qui permet d’avoir automatiquement les notifications de rappels synchronisées à l’ensemble de vos outils technologiques.
Ordre du jour simplifié et structuré
LE document le plus important pour un conseil d’administration réussi est l’ordre du jour. C’est ce document qui vous permettra de bien suivre les sujets et d’atteindre votre objectif global de réunion.
Grâce à cet ordre du jour bien établi, les membres présents pourront se concentrer exclusivement à prendre des décisions et faire le suivi des actions. Ce document est encore plus efficace lorsqu’il est en mode virtuel!
Comment créer un ordre du jour?
Écriture collaborative
Déterminer en premier lieu le rôle de chacun dans la réunion. Inscrivez chaque sujet à discuter ainsi qu’un responsable, objectif et durée pour chacun. Vous pouvez facilement inclure de la documentation provenant de la bibliothèque privée de votre conseil.
L’écriture peut idéalement s’établir en collaboration de tous les partenaires afin de simplifier la tâche au secrétaire ou preneur de notes et de réduire les échanges. Si la réunion est récurrente, il est possible de faire de cet ordre du jour un modèle pour les prochaines rencontres.
Dépôt centralisé sécurisé
Lorsque l’écriture collaborative est terminée et approuvée de tous, l’ordre du jour est disponible uniquement à tous les membres de cette réunion. Il est même possible d’avoir des informations de consultation de celui-ci.
Mobilité des données
Portail centralisé sécurisé, Beeboard permet une mobilité des données que ce soit avec un portable ou un smartphone/tablette. Les membres peuvent modifier, consulter et prendre des notes aux moments opportuns.
De plus, avec le suivi des modifications, tous ont en main la dernière version des documents afin d’être bien préparés à la réunion.
Étape 2. Présentation et exécution
Tenue de la réunion: respect des sujets
Lorsque vient le moment du conseil d’administration, chaque participant peut suivre la réunion grâce à son outil technologique de son choix. L’écriture collaborative afin de détailler chaque sujet peut se faire directement dans Beenote.
La prise de notes doit être faite par un ou des collaborateurs de la réunion. Chaque membre peut prendre ses notes personnelles et peut reconsulter par la suite. Ceci évite la prise de note externe en centralisant le tout au même endroit, en plus d’éviter d’utiliser des feuilles de papier.
Quand une décision est prise, elle peut être transcrite ou mieux, enregistrer pour une future consultation. De plus, l’inscription du « proposeur » et des appuyeurs se fait rapidement. Vous pouvez rechercher rapidement dans les archives de réunions précédentes afin de retrouver un élément discuté pouvant aider à prendre une décision.
Gestion du temps
Un des outils majeurs de Beenote est le gardien du temps. Il permet de suivre le temps par sujet et d’être avisé si celui-ci dépasse l’horaire établi. Il pourra alors être décidé si la discussion en cours doit être poursuivie dans une réunion future. Il sera possible de reporter le sujet dans le registre de sujets et de le remettre dans le prochain ordre du jour.
Aussi le gardien du temps est global à la réunion à savoir si on respecte le temps établi ou s’il est dépassé.
Étape 3. Suivi des actions
Compte rendu rapidement complété
Si les sujets ont bien été documentés durant la tenue de la réunion, le compte rendu est disponible immédiatement après la réunion ou peut être complété plus tard par un ou plusieurs membres et qui sera ensuite disponible pour consultation future.
À la réunion suivante, le compte rendu sous forme de lien URL ou PDF peut donc être approuvé par tous les membres.
Suivi des tâches
Vous pouvez assigner des tâches durant votre réunion ou à la suite de celle-ci. Elles seront automatiquement ajoutées à l’ordre du jour suivant pour un suivi efficace.
Vous pouvez attribuer des tâches aux membres du conseil utilisant Beeboard ou à des employés utilisant Beenote (Prenez note que les membres Beenote n’ont pas accès à vos documents. Beeboard est uniquement visible par ses membres.)
Vous pouvez suivre facilement le statut des tâches et déterminer une priorité d’exécution.
Un conseil d’administration zéro papier
Si vous utilisez Beeboard, vous aurez maintenant un conseil d’administration sans papier, mais aussi le processus complet de réunion optimisé. Il répondra à vos besoins de sécurité, mais également d’accompagnateur afin de bien vous accompagner dans votre gouvernance.
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