Fonctionnalités Beenote
Toutes les fonctionnalités pour structurer et suivre votre gouvernance
De la préparation des réunions au suivi des décisions, Beenote centralise les outils nécessaires pour soutenir le travail des conseils d’administration, des comités et des directions. Parcourez les fonctionnalités par catégorie et découvrez comment la plateforme vous aide à mieux organiser vos rencontres, documenter vos échanges et assurer une gouvernance plus efficace.
Parcourir les fonctionnalités par catégorie
Préparer la réunion
Planifiez plus vite vos réunions avec les bons participants, les bons rôles et le bon horaire, sans allers-retours inutiles.
Synchronisation calendrier
Connectez Beenote aux calendriers utilisés par votre organisation pour faciliter la gestion des réunions.
Synchronisation calendrier
Connectez Beenote aux calendriers utilisés par votre organisation pour faciliter la gestion des réunions.
Gestion du temps de réunion
Définissez la durée totale de la réunion ou attribuez un temps précis à chaque sujet pour structurer les discussions.
Invitations et notifications
Centralisez les invitations, les courriels et les notifications afin d’assurer une communication fluide.
Disponibilité des participants
Consultez les disponibilités en temps réel pour organiser des réunions au moment idéal et réduire les conflits d’horaire.
Confirmations de présence et suivi RSVP
Suivez les confirmations de présence et les réponses des participants à l’invitation en temps réel.
Gestion des rôles
Attribuez les rôles de leader, partenaire, participant ou invité pour structurer les échanges et clarifier les responsabilités.
Duplication des réunions
Dupliquez facilement des réunions existantes pour gagner du temps et faciliter l’adoption du procès-verbal précédent.
Vue Calendrier
Organisez vos réunions en vues calendrier, tableau ou liste et enregistrez votre vue préférée.
Structurer l’ordre du jour
Créez des ordres du jour collaboratifs, complets et prêts à être partagés, avec un cadre clair avant la séance.
Ordre du jour collaboratif
Collaborez avec les participants pour préparer un ordre du jour complet et structuré avant la réunion.
Processus d'approbation
Gestion et suivi des processus d’approbation des réunions pour garantir une validation structurée et conforme.
Modèles d'ordre du jour
Utilisez des modèles prêts à l’emploi et personnalisez-les selon vos besoins.
Joindre des documents et des URL
Joignez les documents pertinent et/ou ajoutez des liens utiles vers des ressources externes.
Génération d'ordre du jour automatique par IA
Générez automatiquement un ordre du jour pertinent et bien organisé à partir du contexte et des objectifs de votre réunion.
Vote par anticipation
Accélérez vos prises de décision en permettant aux participants de voter avant la réunion.
Version brouillon
Travaillez sur une version préliminaire de l’ordre du jour avant publication.
Exportation PDF
Exportez l’ordre du jour dans un format professionnel et facile à partager.
Animer la réunion et décider
Tenez des réunions structurées en temps réel, documentez les échanges et facilitez les votes, les décisions et le respect du temps.
Présences et quorum
Suivez la présence des participants en temps réel et vérifiez l’atteinte du quorum.
Validation des décisions
Prenez des décisions claires et structurées en adoptant, rejetant ou reportant chaque résolution selon les échanges de la réunion.
Annotations des documents
Partagez des annotations en temps réel pour collaborer sur les documents avec les participants autorisés.
Prise de notes collaboratives en temps réels
Permettez aux participants autorisés de contribuer aux notes pendant la réunion.
Résolutions en séance
Documentez les résolutions directement pendant la séance.
Minuteurs et gestion du temps
Gardez la réunion sur les rails avec un minuteur global, par sujet et par pause.
Mode privée ou secrétaire
Limitez l’accès aux points confidentiels et sécurisez les notes sensibles de vos réunions.
Report de sujets & résolutions
Reportez sujets et résolutions tout en gardant un suivi clair.
Notes personnelles
Disposez d’un espace privé et sécurisé pour structurer et centraliser vos notes personnelles.
Vote électronique
Organisez des votes en ligne directement dans la réunion et consulter les synthèses de résultats en temps réel.
Attribution des tâches
Assignez des tâches aux participants en temps réel lors de vos réunions pour assurer un suivi clair et structuré des actions.
Produire le compte rendu
Transformez la réunion en compte rendu ou procès-verbal clair, validé et facile à partager ou à archiver.
Génération du compte rendu
Générez un compte rendu ou procès-verbal structuré à partir des notes et décisions de la réunion.
Registre des comptes rendus
Organisez vos comptes rendus dans des registres structurés afin de faciliter leur suivi et leur archivage.
Journalisation des accès
Journalisez l’ensemble des accès aux comptes rendus pour garantir la traçabilité et la sécurité des consultations.
Relecture avant publication
Faites relire et valider le compte rendu avant sa diffusion afin d’assurer sa conformité.
Extrait des décisions
Centralisez, partagez et exportez les décisions de vos réunions pour assurer un suivi clair et structuré.
Résumé de compte rendu par IA
Générez automatiquement un résumé structuré de vos comptes rendus pour en extraire les points essentiels.
Compte rendu confidentiel
Garantissez la confidentialité de vos comptes rendus en limitant leur accès aux participants autorisés.
Vues personnalisées du compte rendu
Personnalisez la lecture de vos comptes rendus grâce à plus de 1800 options de visualisation adaptées à chaque usage.
Signature électronique
Validez vos documents officiels avec des signatures sécurisées, horodatées et traçables.
Export PDF du compte rendu
Partagez et archivez vos comptes rendus en format PDF.
Assurer le suivi
Transformez les décisions en actions concrètes avec un suivi clair des tâches, des responsables et des échéances.
Suivi des décisions
Suivez les décisions prises et leur état d’avancement.
Registre des résolutions et sujets
Suivez les résolutions reportées et les sujets non traités pour assurer la continuité des décisions.
Suivi d'avancement
Visualisez la progression des tâches et accédez à l’historique détaillé des changements, mises à jour et actions réalisées.
Attribution des tâches
Assignez des actions dès la réunion pour ne rien oublier.
Synchronisation des tâches
Synchronisez les tâches avec les outils utilisés par votre organisation.
Exportation csv
Générez des fichiers CSV contenant vos tâches afin de faciliter leur traitement et leur exploitation.
Gestion des tâches de l'équipe
Organisez le travail de votre équipe en attribuant des tâches et en suivant leur progression.
Mode observateur
Accordez un accès en lecture seule aux utilisateurs qui doivent suivre les tâches sans intervenir sur leur contenu.
Gestion des tâches personnelles
Planifiez, suivez et gérez vos tâches personnelles en toute simplicité.
Registre des tâches
Structurez le suivi des tâches grâce à des registres distincts pour chaque équipe, facilitant l’organisation et la collaboration.
Vue Kanban
Affichez vos tâches en mode kanban, tableau ou liste, avec des options de tri et de regroupement adaptées à vos besoins.
Filtres Avancées
Affinez l’affichage des tâches à l’aide de filtres avancés basés sur le statut, la priorité, l’échéance et d’autres critères.
Gérer les documents et les accès
Centralisez les documents, contrôlez les accès et retrouvez rapidement les bonnes informations au bon moment.
Bibliothèque de documents
Centralisez vos fichiers, organisez vos ressources et accédez rapidement à vos documents essentiels.
Filigrane de fichiers
Accès aux documents
Définissez les permissions de visualisation et de téléchargement pour chaque utilisateur.
Résumé des documents par IA
Synthétisez automatiquement vos documents grâce à l’intelligence artificielle pour en extraire les points essentiels.
Arborescence de dossiers
Classez vos documents pour simplifier l’accès et la gestion de vos documents.
Annotation des documents
Annotez les documents consultés avant ou pendant la rencontre par des participants autorisés.
Administrer et sécuriser
Gardez le contrôle sur les utilisateurs, les permissions, la sécurité et le pilotage global de la plateforme.
Gestion des utilisateurs
Administrez les comptes, rôles et accès à partir d’un seul endroit.
Equipe privée
Créez des comités privées pour protéger les échanges confidentiels et assurer une gouvernance rigoureuse.
Mode sombre / clair
Choisissez entre un mode clair ou sombre pour adapter l’interface à votre confort visuel et à votre environnement de travail.
Rôles et permissions
Attribuez les bons droits selon la fonction de chaque personne.
Statistiques et indicateurs
Pilotez votre activité efficacement grâce à des statistiques claires et des indicateurs clés de performance.
Accès mobile
Utilisez Beenote en toute flexibilité sur mobile, tablette ou ordinateur pour rester connecté à vos réunions où que vous soyez.
Double authentification
Renforcez la sécurité des accès avec une authentification à deux facteurs (2FA).
Recherche globale avancée
Retrouvez rapidement des réunions, sujets, notes, résolutions ou décisions.
Support humain
Bénéficiez d’un support humain rapide et réactif, assuré par notre équipe, pour répondre à vos besoins.
Journal d'activité de l'organisation
Gardez une visibilité sur toutes les activités effectuées dans Beenote pour chaque utilisateur.
Notes personnelles
Disposez d’un espace privé et sécurisé pour structurer et centraliser vos notes personnelles.
Aide en ligne
Profitez d’une assistance en ligne pour vous guider pas à pas et optimiser votre expérience sur Beenote.
Accélérer avec l’IA et connecter vos outils
Réduisez le temps de rédaction et connectez Beenote à vos outils de calendrier, de tâches et de collaboration.
Génération d'ordre du jour automatique par IA
Générez automatiquement un ordre du jour pertinent et bien organisé à partir du contexte et des objectifs de votre réunion.
Plugin Teams
Installez plugin Beenote à Teams pour encadrer vos visioconférences et naviguer à travers beenote directement depuis l’interface Microsoft.
Microsoft Todo
Synchronisez facilement vos tâches Beenote avec Microsoft To Do pour un suivi centralisé et complet.
Reformulation du texte par IA
Reformulez vos contenus en un clic grâce à l’IA pour obtenir des textes clairs, fluides et professionnels.
Google Agenda
Synchronisez vos réunions avec Google Agenda en les créant ou en les associant à un événement existant.
Antidote
Bénéficiez de l’intégration avec Antidote pour corriger, enrichir et améliorer la qualité de vos comptes rendus et documents.
Résumé des documents par IA
Synthétisez automatiquement vos documents grâce à l’intelligence artificielle pour en extraire les points essentiels.
Outlook Calendar
Centralisez votre organisation en synchronisant vos réunions Beenote avec Outlook Agenda pour un suivi simple et efficace.
Transcription avancée par IA
Utilisez l’intelligence artificielle pour transformer l’audio en texte exploitable.
Résumé de compte rendu par IA
Générez automatiquement un résumé structuré de vos comptes rendus pour en extraire les points essentiels.
Tasks Google
Simplifiez la gestion de vos tâches en synchronisant Beenote avec Google, grâce à l’import et l’export automatisés.
Génération automatique de compte rendu par IA
Transformez automatiquement vos transcriptions audio en comptes rendus structurés pour améliorer la précision.
Ils utilisent nos fonctionnalités
Des organisations ont adopté nos fonctionnalités de gouvernance partagent leur satisfaction
Des organisations engagées dans une gouvernance efficace utilisent nos fonctionnalités et en mesurent les bénéfices en matière de contrôle, de traçabilité et de continuité décisionnelle.
“Beenote nous accompagne avant, pendant et après les réunions. Nous sommes ainsi mieux planifiés et avons un compte rendu des décisions prises lors de nos réunions! Pour chaque tâche déléguée lors de nos rencontres, il y a une personne responsable: quoi de mieux pour être efficace!”
Directrice principale – Fiscalité canadienne, Raymond Chabot Grant Thornton
“À la Fédération de natation du Québec, j’envoyais des courriels, des liens Google Drive ou Dropbox, etc. pour s'assurer de partager le maximum d'information avec un CA de 9 personnes. Des documents répartis à gauche et à droite. Avec Beeboard, la gestion du CA est canalisée toute au même endroit. Les membres du CA ont qu’à ouvrir Beeboard et ils vont trouver tout ce dont ils ont besoin pour tenir leur conseil d’administration (documents, tâches, ordre du jour, calendrier, etc.). Cela a simplifié la vie de chaque membre du CA et de moi en tant que gestionnaire. Cela a également amélioré le transfert de connaissance et la gouvernance de l'organisme.”
Directrice générale, Sport Québec
“Depuis qu’on utilise Beenote, nos réunions terminent à l’heure, voire même avant l’heure. De plus, les gens arrivent préparés.”
Gestionnaire de projets et communications AQT
“Si vous voulez améliorer l’efficacité de vos réunions, Beenote est une solution simple, très performante que vos équipes vont adorer. Je la recommande sans hésiter à mes clients.”
Fondateur de l’Institut de Gestion du Temps
“Beenote intègre un grand nombre des meilleures pratiques de réunion que Meeteor promeut. Si vous souhaitez améliorer vos réunions par une meilleure planification de l’ordre du jour, la prise de notes et le suivi, Beenote est un choix fantastique”
Présidente Fondatrice de Meeteor