Éducation
Plateforme de gestion du conseil d’administration en éducation
Université, centre de services scolaire, collèges, école privée, fondation ou association de parents : votre conseil d’administration en éducation rend des comptes à des parents, à des étudiants, au personnel et au ministère.
Beenote, plateforme de gouvernance pour conseils d’administration, comités et directions, structure chaque séance : convocation, ordre du jour, documents, procès-verbal, résolutions, votes et suivis, au même endroit.
Beeboard, la version premium de Beenote, est conçue pour un conseil d’administration en éducation où siègent des administrateurs bénévoles, des élus et des membres du personnel, avec des données hébergées au Canada.
Une gouvernance conforme pour chaque instance de votre établissement
Un conseil d’administration en éducation ne décide pas seul : commission des études, comité exécutif, comités de gouvernance et d’éthique, de vérification et de ressources humaines, conseils d’établissement, comité de parents. Avec Beeboard, vous :
Cadre légal
Beenote vous accompagne dans le respect des exigences légales de votre conseil d’administration en éducation
Chaque conseil d’administration en éducation a sa loi, ses instances et ses obligations de séance.
Beeboard s’adapte au règlement de régie interne de votre établissement.
Voici les repères qui structurent le plus souvent le travail du secrétariat général.
Collèges, cégeps et instituts
Beeboard facilite la gouvernance des collèges en centralisant les réunions, les résolutions et le suivi des décisions, conformément au cadre établi par la loi sur les collèges
Centres de services scolaires et conseils d’établissement
Universités
Établissements privés, fondations et associations de parents
Gestion documentaire
Centralisez les documents de toutes vos instances
Retrouvez une résolution, un vote ou un extrait de procès-verbal d’un conseil d’administration en éducation grâce à la recherche avancée dans le répertoire des procès-verbaux de votre conseil d’administration en éducation, instance par instance.
La bibliothèque privée accueille le règlement de régie interne, le code d’éthique des administrateurs, le plan stratégique, les états financiers et les rapports présentés au conseil ; chaque document reste accessible aux seuls membres de l’instance concernée.
Le registre des résolutions donne une gouvernance documentée : vous justifiez chaque décision devant le ministère, les vérificateurs ou la communauté sans fouiller des courriels.
Une bonne gouvernance en éducation commence par
de bonnes pratiques de gestion des séances.
Gagnez du temps
Gagnez du temps au secrétariat général comme à la direction
Un conseil d’administration en éducation, ses comités et les conseils d’établissement tiennent des dizaines de séances par année, que le secrétariat général doit préparer. Beeboard réduit le travail de préparation, de tenue et de suivi.
Modèles d’ordre du jour réutilisables, convocations envoyées depuis la plateforme, documents déposés sous chaque point, présences et quorum constatés en séance, puis procès-verbal rédigé pendant la réunion, approuvé à la séance suivante et signé électroniquement. Les décisions deviennent des tâches avec responsable et échéance, suivies d’une séance à l’autre.
Technologie
Tenez vos séances en présentiel, en ligne ou en mode hybride
Séance publique diffusée, comité à distance, administrateurs répartis sur plusieurs campus : Beeboard documente la séance d’un conseil d’administration en éducation quel que soit le mode.
Un conseil d’administration en éducation l’utilise avec Microsoft Teams, se synchronise avec Outlook et Google Agenda et accueille jusqu’à dix invités externes par réunion (direction d’école, vérificateur, expert invité) sans licence supplémentaire.
Fonctionnalités
Fonctionnalités clés de Beeboard pour une gouvernance structurée et maîtrisée
En complément de Beenote, Beeboard propose les fonctions dont un conseil d’administration en éducation a besoin
pour encadrer et sécuriser ses séances et celles de ses comités.
Processus d'approbation
Vote en présentiel ou par anticipation
Intégration à vos outils
Signature électronique
Mode secrétaire ou privé
Bibliothèque privée
Notes personnelles
Authentification à double facteur
Sécurité et conformité
Des données hébergées au Canada, des accès maîtrisés
Pour un conseil d’administration en éducation, la protection des renseignements personnels des élèves, des parents et du personnel n’est pas négociable.
Les données de Beenote sont hébergées au Canada.
La plateforme offre l’authentification à deux facteurs, un contrôle d’accès granulaire par instance, la journalisation des événements (piste d’audit)
et le cloisonnement des comités : le contenu d’une instance est invisible pour qui n’en est pas membre.
FAQ
Questions fréquentes : conseil d’administration en éducation
Découvrez les réponses aux questions fréquentes sur la gestion du conseil d’administration en éducation, les fonctionnalités de Beeboard,
l’organisation des réunions et la tenue des procès-verbaux.
Beeboard convient-il à un centre de services scolaire ou à un cégep ?
Oui. Beeboard est conçu pour un conseil d’administration en éducation : chaque instance (conseil, comités, conseils d’établissement, commission des études) dispose de son espace, de son calendrier et de ses registres ; les points de séance publique et de huis clos sont distingués ; les documents restent hébergés au Canada. Les exigences particulières d’un appel d’offres public sont étudiées au cas par cas avec notre équipe.
Les parents et les étudiants qui siègent au conseil doivent-ils être formés ?
Une séance suffit. Ils reçoivent la convocation par courriel, consultent l’ordre du jour et les documents, votent et signent depuis un navigateur ou une tablette. La formation du secrétariat général et des administrateurs est incluse dans l’abonnement.
Comment gérer les séances publiques et le huis clos ?
Les points confidentiels sont marqués comme tels : leurs documents, les notes du mode secrétaire et le vote ne sont visibles que des membres autorisés, et le procès-verbal public est produit séparément de celui du huis clos.
Combien coûte Beeboard pour un établissement d’enseignement ?
Pour un conseil d’administration en éducation, Beeboard est facturé par utilisateur unique, à tarif dégressif, avec un nombre de comités illimité : un administrateur qui siège à trois instances n’est compté qu’une fois. Les fondations, associations et écoles privées sans but lucratif bénéficient d’un rabais de 20 %. Les prix sont publiés sur la page des tarifs.
Beeboard fonctionne-t-il avec Microsoft 365 et Teams ?
Oui. Beeboard s’intègre à Microsoft 365 (Outlook, Teams) et à Google Workspace : les séances apparaissent dans les calendriers, les réunions Teams sont créées depuis la plateforme et les documents sont déposés sous chaque point de l’ordre du jour.
Que deviennent les procès-verbaux et les résolutions quand le secrétariat général change ?
Ils restent dans le registre de l’instance, accessibles aux membres autorisés, avec l’historique des approbations et des signatures. La mémoire décisionnelle d’un conseil d’administration en éducation appartient à l’établissement, pas à une personne.