Nous sommes tous d’accord que les courriels font partie intégrante de notre quotidien et que les logiciels de vidéoconférence sont devenus essentiels avec la hausse du télétravail des dernières années.
Somme toute, ces outils s’avèrent utiles pour se rencontrer et communiquer en ligne. Nous pouvons facilement planifier la date et l’heure de nos rencontres et réaliser nos réunions à distance. Nous avons également pris l’habitude d’envoyer nos invitations de réunion et documentation par courriel.
Cette formule semble bien fonctionner, cependant, en creusant un peu plus, on peut voir qu’il y a des risques d’administrer vos réunions de conseil d’administration ou comité de direction uniquement par courriel. C’est ce que nous mettons en lumière pour vous dans cet article.
1. La sécurité numérique
C’est très récurrent de voir l’envoi de convocation des membres de CA par courriel en y incluant une série de documents névralgiques qui sont envoyés à des adresses courriels personnelles.
Par contre, est-ce que le titulaire du courriel maintient un logiciel d’antivirus à jour? Les postes personnels sont souvent le maillon faible de la sécurité et sont utilisés par les pirates pour avoir accès à des informations stratégiques.
L’échange de vos documents confidentiels par courriel, aussi essentiel soit-il, n’est pas à l’abri de cyberattaque et représente des risques pour la sécurité de votre organisation.
2. Le risque d’erreur
Il nous est tous déjà arrivé d’envoyer un courriel à une personne qui porte le même prénom ou d’envoyer le mauvais lien de la réunion. Dû à la manipulation humaine, les courriels laissent place à une marge d’erreur.
D’autre part, l’envoi de documents par courriel reste un risque important d’avoir plus d’une version, de ne pas envoyer la bonne version et encore pire d’envoyer un document confidentiel à la mauvaise personne qui nécessite de rappeler rapidement le message.
Vos échanges par courriel et les documents de votre conseil d’administration ne se retrouvent donc pas immunisés à ces éventualités.
3. La désorganisation des documents
Avez-vous l’impression que les documents comme l’ordre du jour et les procès-verbaux de votre conseil d’administration sont éparpillés à plusieurs endroits? Est-ce qu’il vous arrive de vous demander où retrouver la bonne version du fichier parmi tous vos courriels et vos répertoires?
Si vous utilisez des outils comme les entrepôts de données, cette méthode amène des questionnements autant pour l’organisateur de la réunion et les membres ainsi que des recherches exhaustives ce qui alourdit la tâche administrative de votre CA.
Vos répertoires communs peuvent s’avérer pratiques, mais deviennent facilement désorganisés avec le temps et vous perdez des minutes précieuses à retrouver un document avant votre réunion.
4. Le manque de collaboration des membres
C’est un fait, un conseil d’administration a besoin d’une bonne gouvernance, mais aussi d’une communication et collaboration solide entre les membres.
Ces méthodes mentionnées plus tôt ne sont pas mauvaises en soi, mais n’offrent aucun endroit centralisé pour vos réunions. Surtout à distance, il est essentiel d’avoir un espace collaboratif pour faciliter la coopération.
Il vous est sûrement déjà arrivé d’avoir reçu par courriel plusieurs liens de la vidéoconférence ou des problèmes avec vos réunions dues au manque de communication ou encore à l’accès difficile à la documentation.
Les échanges de courriels peuvent s’éterniser, les documents devenir éparpillés et l’ordre du jour ne se retrouve pas dans un endroit commun, ce qui réduit la collaboration des membres de votre CA.
5. Le non-suivi des actions reliées aux décisions
Suite à votre réunion de conseil d’administration, votre procès-verbal envoyé par courriel, est-il vraiment consulté avec un suivi des actions? Est-ce qu’il vous arrive que votre CA n’ait pas un accès aux suivis des actions entreprises suite aux réunions?
Encore une fois, cette pratique, devenue routine, n’est peut-être pas aussi efficace qu’elle en a l’air en ne reliant pas les décisions de votre procès-verbal directement à un système de tâches. Pourtant, le suivi des décisions est primordial à la réussite et prospérité d’une organisation.
6. L’augmentation du temps d’organisation de la réunion
Maintenir le statu quo avec les processus existants peut imposer des risques importants pour votre organisation. Comme mentionné plus tôt, ils peuvent:
- Avoir un impact sur la sécurité de vos données
- Augmenter les probabilités d’erreur
- Rendre plus difficile la recherche de documents
- Décourager la collaboration des membres
- Diminuer l’efficacité du suivi après les réunions
Avec aucun outil de gestion de réunion, vous multipliez le temps d’organisation de vos réunions avec des envois de courriels non automatisés et des tâches administratives non concises.
Finalement, tous ces inconvénients vous font perdre du temps précieux relié au processus complet de vos réunions de votre conseil d’administration.
Réduire les risques avec un outil de gestion pour administrer vos réunions
Maintenant que nous savons que nos méthodes traditionnelles ont certains risques liés aux réunions et aussi utiles sont-ils, ne documentent en aucun moment le processus complet des réunions de votre conseil d’administration.
Un outil de gestion de réunion peut être une bonne solution pour réduire les risques mentionnés plus haut et ainsi perfectionner vos réunions de CA au maximum!
Voici 4 avantages majeurs d’opter pour cette méthode:
Diminue les risques liés à la sécurité et les erreurs numériques
Une solution de gestion de réunion diminue les risques de sécurité numérique en limitant le partage d’informations par des canaux non sécurisés tels que les courriels. Le contenu de vos réunions se retrouve dans un seul endroit et en sécurité dans l’outil commun.
Votre logiciel de gestion de réunion devrait comprendre:
- Le cryptage des communications à 256-bits avec double identification
- Une conformité de 32 normes de sécurité autant pour les paiements que pour l’entreposage des données
- Validation régulière par des spécialistes externes contre toute forme de vulnérabilités avec succès
Centralise la documentation et crée un espace collaboratif
Un autre avantage qu’une solution de gestion de réunion peut apporter à votre conseil d’administration est la centralisation de la documentation. Vous ne chercherez plus un fichier relié à une réunion dans vos répertoires ou tous vos courriels avant vos rencontres.
L’outil devient un espace de travail collaboratif pour tous les membres qui sert à communiquer, consulter, gérer et rédiger des documents. Voici ce qu’il devrait inclure:
- Une approche tout-en-un qui permet d’y retrouver l’ensemble de la documentation comme l’ordre du jour dans lequel les documents reliés sont inclus
- Les mises à jour des fichiers accessibles par avis courriel, mais aucune pièce jointe n’est incluse, tout se retrouve dans la solution
- L’ordre du jour, procès-verbaux et l’ensemble des communications sont limités aux membres
- Une rédaction collaborative de l’ordre du jour sans avoir besoin d’avertir les membres d’y mettre leurs sujets avant la réunion
- Un accès à la documentation avec un seul lien sécurisé
- Accessibilité à tous vos outils préférés tels ordinateurs, tablettes et cellulaires
- Accessibilité 24/7 avec la majorité de fureteurs
Améliore le processus de décision et le suivi des actions
Une solution de gestion de réunion comme Beenote avec sa version premium Beeboard peut améliorer le processus de décision de votre conseil d’administration avec des fonctions spécifiques comme un registre des résolutions.
Lorsque l’on rend disponibles les bons documents en temps réel, qu’ils sont accessibles avant les réunions, les décisions prises seront de meilleure qualité. Avec un outil qui offre la gestion des tâches, cela vous facilite le suivi des actions suite aux décisions, donc vous rend plus proactif et préventif.
Parmi ces avantages, votre outil de gestion de réunion devrait retrouver:
- L’accès à un entrepôt de données privé et exclusif aux membres du conseil avec l’ensemble des documents comme l’ordre du jour
- L’ensemble des procès-verbaux et des décisions des réunions précédentes accessibles dans un registre et par un puissant outil de recherche
- L’intégration avec vos outils préférés tels que Google Workspace, Office365 et Teams
- Un système de gestion de vos tâches dans votre calendrier et suivies par équipe et dossier
Optimise la gestion des réunions et économise du temps
Pour finir, opter pour une solution de gestion de réunions telle que Beenote augmente l’efficacité du processus entier de vos réunions autant pour l’organisation, l’organisateur de la réunion que pour les directeurs et membres du conseil. Les fonctions suivantes vous permettent de les rendre plus productives en évitant des manipulations superflues:
- La centralisation du processus complet de réunions qui simplifie la tâche administrative
- La rédaction et préparation de meilleure qualité d’un ordre du jour en un meilleur temps dans un seul environnement
- La planification de votre réunion avec envoi d’ordre du jour pour que les membres puissent le consulter
- La gestion du temps durant vos réunions avec un ordre du jour collaboratif pour augmenter votre productivité
Conclusion
Vous comprenez maintenant qu’avoir un outil qui centralise le processus complet de vos réunions de votre conseil d’administration ou comité de direction est une bonne pratique. Beenote offre cette solution en rendant le processus de gestion de vos réunions de CA simple et efficace.
Bien sûr, les courriels et les logiciels de vidéoconférence restent indispensables, mais nous avons vu qu’un outil de gestion de réunions est un très bon complément qui peut éviter les risques mentionnés plus haut. Votre outil devient le cœur de vos réunions sans vous priver d’utiliser d’autres ressources avec la fonction d’intégration.
Pour en savoir davantage, nous avons un article pour vous guider dans le choix de votre solution de gestion de réunions pour votre CA. Bonne recherche!
Passionnée de création de contenu sur le web et rédactrice chez Beenote, sa première motivation est de créer du contenu qui peut guider les organisations voulant optimiser leurs réunions et conseils d’administration. Donner des ressources pratiques pour inspirer les entreprises à adopter de meilleures pratiques pour devenir des pros de réunion. Fini la perte de temps!
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