Les associations et organismes à but non lucratif font partie intégrante de notre communauté et tous ont différentes missions dans différents secteurs et domaines. Une chose est sûre, ils ont en commun: la structure d’un conseil d’administration soutenu d’une bonne gouvernance.
Ces organisations dépendent des partis prenants comme les donateurs et le gouvernement, le recrutement du personnel qualifié, mais surtout d’un conseil d’administration résilient. Avoir un système pour bien se regrouper et communiquer est plus que crucial!
Dans cet article, nous nous intéressons à savoir comment les associations et OBNL doivent réussir à bien se gouverner au sein de leur conseil d’administration. Bien sûr, vous y trouverez également nos conseils et outils pour parvenir à maintenir une bonne gouvernance.
Voici ce que nous aborderons:
- La structure d’un conseil d’administration chez les OBNL et associations
- Le recrutement des membres du CA
- Les rôles et responsabilités du CA
- Les différents comités
- Les réunions du conseil d’administration
- Qu’est-ce que la gouvernance chez les OBNL et associations?
- Pourquoi est-ce important de maintenir une bonne gouvernance?
- Utilisez des ressources et passez à l’action
- Conclusion: la réussite des OBNL et associations
La structure d’un conseil d’administration chez les OBNL et associations
Le conseil d’administration s’appuie sur un système très structuré avec des règles de bonne conduite régie par des codes d’éthique, des politiques, des procédures et de conformité. Le CA sert à regrouper tous les membres élus afin de prendre des décisions aux bien-être et à la prospérité de l’organisme.
Voyons ensemble les grandes lignes de cette structure:
-Le recrutement des membres du CA
Il faut d’abord établir les critères désirés pour ainsi élire correctement les membres du CA qui sauront se démarquer et faire preuve de détermination.
Un comité de mise en candidature est alors créé avec des membres de la direction afin de recruter des candidats. Le processus de recrutement se base sur des normes ainsi que des compétences requises.
Pour une association ou un organisme à but non lucratif, les candidats doivent surtout faire preuve de dévouement face à la mission de l’organisation.
Finalement, les candidats sélectionnés peuvent être élus membres du conseil d’administration par les membres votants au cours de l’assemblée annuelle.
-Les rôles et responsabilités du CA
Un conseil d’administration sert à regrouper tous les membres élus pour discuter des stratégies et décisions à prendre. Tous les membres sont égaux, c’est-à-dire, qui ont le même pouvoir au conseil, mais certains ont des rôles et responsabilités distinctes.
Le rôle de président du CA
Le chef du conseil d’administration ou président sert de point de contact avec le comité de direction et de référence en cas de problèmes au sein du conseil. Il est responsable de maintenir les rencontres, s’assurer que les objectifs soient atteints et que les protocoles soient respectés. Il est aussi le leader lors des réunions afin de tempérer le déroulement et le temps alloué.
Le rôle de vice-président du CA
Le rôle du vice-président(e) est d’être l’acolyte et remplaçant du président en cas d’absence. La personne qui a ce rôle doit aspirer à prendre le rôle de futur président du conseil et servir comme référence en cas de transfert de connaissances.
Le rôle de secrétaire
La personne qui est secrétaire s’occupe de l’organisation des réunions du conseil d’administration, que ce soit la planification, la rédaction de l’ordre du jour, les notes prises lors de la réunion, le partage du procès-verbal et les suivis de tâches auprès des membres ou de la direction. Cette tâche administrative est au cœur d’un conseil d’administration productif.
Le rôle de trésorier
Cette personne nommée trésorier est responsable de l’aspect financier du conseil d’administration et travaille étroitement avec le département de finance de l’organisation.
-Les différents comités
La communication entre le CA, la direction ainsi que les parties prenantes (donateurs, gouvernement, etc.) sont essentielles. Nous savons que le conseil d’administration a pour but de réunir tous les membres afin de décider des directives de l’organisation, mais il existe plusieurs types de comités qui coexistent autour de ce système.
Le comité de direction ou exécutif regroupe plusieurs membres de la direction. Ils se réunissent afin de redistribuer les décisions du CA dans leur équipe et département. Ce ne sont pas tous les associations et organismes qui ont besoin d’un comité exécutif, car cela peut parfois diluer l’information ou au contraire, dans certains cas, être très pertinent.
Les comités du conseil d’administration peuvent se diviser en plusieurs groupes, par exemple: le comité de l’audit, le comité de ressources humaines ou parfois le comité des affaires externes et le comité des affaires internes. Bien sûr, le comité de gouvernance d’éthique et de déontologie qui sert d’ailleurs à établir un bon système de gouvernance du CA, un élément important dont nous parlerons sous peu.
-Les réunions du conseil d’administration
Il existe plusieurs types de réunions, même au sein des conseils d’administration. Les administrateurs et les administratrices peuvent se réunir aussi souvent que nécessaire, mais au moins quatre fois par année.
Le CA doit aussi se rassembler une fois par année, ce qu’on appelle une assemblée générale annuelle. Ce rassemblement a pour but d’élire les membres du conseil et de faire un bilan annuel de l’organisme.
Le déroulement d’une réunion de conseil d’administration est aussi structuré que ces fondements. On doit suivre un ordre du jour préétabli durant la réunion où l’information est véhiculée et des décisions sont discutées. Ensuite, un procès-verbal signé est partagé à tout le CA, puis les personnes responsables doivent également s’occuper de faire le suivi des opérations.
Qu’est-ce que la gouvernance chez les OBNL et associations?
Règle de base! Un conseil d’administration efficace ne vient pas sans l’adoption d’une bonne gouvernance!
Tout d’abord, qu’est-ce qu’une gouvernance? Elle se définit par un ensemble de politiques, de règles et de pratiques pour réaliser des objectifs communs au sein d’une organisation tout en adhérant à des normes d’éthique, d’intégrité, d’efficacité et de responsabilité.
Pour résumé, ce sont les règles de bon fonctionnement d’un conseil d’administration, c’est-à-dire les lignes directrices pour bien se regrouper
En d’autres mots:
Après avoir établi comment les membres vont se gouverner, encore faut-il savoir maintenir ladite gouvernance dans le temps.
Pourquoi est-ce important de maintenir une bonne gouvernance?
Comme nous savons déjà, tous les membres du CA doivent se réunir pour communiquer ensemble. Cependant, sans une bonne gouvernance, les rencontres peuvent aller dans tous les sens.
Un bon système de gouvernance aide l’association ou l’organisme à se concentrer sur les activités qui contribuent le plus à l’atteinte de ses objectifs généraux, à utiliser ses ressources efficacement et à veiller à ce qu’il soit géré pour le bien des parties prenantes.
De plus, les associations et OBNL se doivent d’être bien gérés, mais aussi perçus comme bien administrés, comme ils dépendent souvent de ressources externes.
Tous doivent faire face à des obstacles pour combler les attentes toujours plus grandes des partis prenants et évoluer dans un contexte opérationnel toujours plus complexe comme certains ont pu connaître les dernières années avec la pandémie. On peut en conclure que l’organisme ou l’association doit être proactif et résilient face à toutes éventualités.
Pour résumé, bien se gouverner, c’est viser à mieux communiquer et collaborer pour prendre de meilleures décisions aux bénéfices de l’organisation.
Nos conseils pour une meilleure gouvernance de votre CA
Chaque association ou organisme a ses propres particularités, ce qui fait que le fonctionnement de son conseil d’administration peut différer. En revanche, tous doivent maintenir une gouvernance impeccable pour ainsi retirer le plein potentiel de leurs réunions.
Voici nos 9 petits conseils de bonne conduite et pratiques qui peuvent vous aider à entretenir une bonne culture de gouvernance:
- Respectez le code de gouvernance et rendez les documents disponibles au même endroit de façons sécurisé à tous les membres tel un répertoire des procès-verbaux ou une bibliothèque
- Cultivez l’importance d’une bonne organisation avec des rencontres bien déterminées en avance
- Planifiez bien vos réunions avec le lien de vidéoconférence, un ordre du jour adéquat et accessible à tous avant et pendant la réunion
- Pensez à chronométrer afin de respecter les temps planifiés
- Utilisez un outil où la prise de notes se fait en temps réel à même l’ordre du jour afin de sauver du temps lors de la rédaction du procès-verbal
- Maintenez une bonne communication et collaboration tout au long de votre rencontre à distance ou en présentiel
- Partagez le procès-verbal officiel avec tous les membres du conseil d’administration et évitez le papier en utilisant la signature électronique
- Faites des suivis rigoureux et méthodiques pour que les tâches et décisions soient clairement communiquées aux bonnes personnes et facilement traçables
- Simplifiez et centralisez le processus complet de vos réunions pour optimiser complètement votre gouvernance
Utilisez des ressources et passez à l’action
C’est bien de vouloir maintenir une bonne gouvernance, mais encore faut-il avoir les bonnes ressources qui vont vous permettre de faire des actions concrètes à cette maintenance. Il existe plusieurs outils à votre disposition, dont les solutions de gestion de réunions.
Cet outil simplifie et centralise le processus complet de vos réunions de conseil d’administration. Cela vous permet:
- De sauver du temps énorme dans la tâche administrative et la recherche de document
- D’augmenter la collaboration et faciliter la communication avec les membres voire toute votre organisation
- De prendre de meilleures décisions en vous concentrant sur l’essentiel
- De mieux maintenir votre gouvernance à travers des réunions ordonnées et performantes
Il y a beaucoup d’avantages à utiliser un outil comme Beenote qui vous offre Beeboard, sa solution la plus complète pour les CA dans un environnement simple d’utilisation et sécuritaire. Plusieurs fonctions exclusives sont fortement pertinentes au maintien de votre gouvernance.
Avec Beenote, tout le contenu de vos réunions se retrouve au même endroit sans vous empêcher d’utiliser vos outils corporatifs en s’intégrant à la suite de Google, Microsoft et Teams.
Nous avons des ressources pour vous aider:
- Notre article pour bien choisir et intégrer un outil de gestion de réunion.
- Nos modèles d’ordre du jour pour conseil d’administration et même comité de direction.
- Notre blogue avec une panoplie d’article pour vous aider à optimiser le monde de vos réunions.
- Notre calculatrice de réunion, utile lors de l’implantation de votre outil.
- Notre page Beenote Academy avec le détail de nos fonctions et vidéos, vous permettront d’explorer Beenote.
Conclusion: la réussite des OBNL et associations
Nous pouvons conclure que le cœur de votre conseil d’administration se fait autour d’une bonne gouvernance, donc dans la qualité de votre processus de gestion des réunions.
Sans réunion efficace dans votre organisation, c’est comme essayer de respirer avec des poumons affaiblis. La réussite chez les associations et OBNL réside dans l’art de bien se réunir.
N’hésitez pas à faire un essai gratuit de notre outil Beeboard qui peut soutenir votre gouvernance et ainsi sauver du temps énorme pour focaliser davantage sur votre mission!
Passionnée de création de contenu sur le web et rédactrice chez Beenote, sa première motivation est de créer du contenu qui peut guider les organisations voulant optimiser leurs réunions et conseils d’administration. Donner des ressources pratiques pour inspirer les entreprises à adopter de meilleures pratiques pour devenir des pros de réunion. Fini la perte de temps!
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