Vous êtes gestionnaire de projets et vous en avez assez des réunions qui tournent en rond et qui n’aboutissent à aucune décision concrète? Voici 7 trucs pour planifier une réunion qui vous permettront de simplifier la tâche administrative, de gagner en efficacité et de mener à terme tous vos projets.
Sachez d’ailleurs que Beenote est une solution de gestion de réunions qui vous permet de mettre aisément en pratique chacune de ces astuces! Vos réunions n’auront jamais été aussi efficaces!
1- Établissez un objectif clair
Cette étape est essentielle. Si votre réunion n’a pas d’objectif défini, les participants se demanderont ce qui justifie leur présence. S’ils ne comprennent pas pourquoi ils sont là, il y a peu de chance qu’ils s’impliquent, votre réunion ne sera donc pas des plus efficace. Pour qu’elle le soit, vous devez absolument en clarifier l’objectif, comme le rappelle Julie Blais Comeau.
2- Révisez la liste des participants
N’oubliez jamais de réviser votre liste de participants avant d’envoyer vos invitations. Afin qu’une réunion soit efficace, assurez-vous que les personnes présentes apportent une réelle contribution ou qu’elles retirent des informations essentielles à la poursuite de leurs tâches.
S’ils sentent qu’ils n’ont rien à faire dans une réunion, les participants pourraient être tentés d’orienter leurs pensées vers leur fin de semaine au chalet ou leurs problèmes de toiture, ce qui est contre-productif.
3- Attribuez des tâches aux participants
Avant chaque réunion, une bonne préparation est essentielle. N’oubliez cependant pas que vous n’êtes pas seul à avoir besoin de vous préparer. Attribuer des tâches aux participants avant la réunion leur permet de bien se préparer. Ils maîtrisent ainsi leurs dossiers sur le bout de leurs doigts et n’hésitent pas à s’impliquer.
4- Soyez à l’heure!
Commencez toujours votre réunion à l’heure. N’attendez pas les retardataires, ils finiront par comprendre le message et feront des efforts pour arriver à temps. Ils seront certainement mal à l’aise d’interrompre une réunion où les gens discutent déjà.
Besoin d’un truc cocasse/efficace pour attirer les gens les plus rébarbatifs? Dans votre invitation, dites que du café et des muffins seront servis. L’estomac des participants les guidera certainement plus rapidement vers la salle de réunion.
5- Respecter le temps prévu
Vous avez prévu une réunion d’une heure, assurez-vous de faire une réunion d’une heure. Pas 1h15. Encore moins 1h30. Une heure.
Suivez à la lettre les points à l’ordre du jour et respectez le temps que vous leur avez alloué. Si quelqu’un monopolise la réunion avec ses idées plus ou moins pertinentes, n’hésitez pas à lui rappeler, poliment, qu’il y a d’autres sujets à traiter.
6- Documentez les moments clés
Vous éviterez bien des tracas en prenant des notes chaque fois qu’une tâche est assignée ou qu’une décision est prise. Pour économiser encore davantage de temps, vous pourriez même enregistrer votre réunion. Cette option, que l’on a parfois tendance à oublier, peut être très utile dans le cas d’un litige ou d’une incompréhension. Beenote vous permet d’ailleurs d’enregistrer les moments clés de votre réunion. Profitez-en, c’est plus que pratique!
7- Rédigez un compte rendu
Un compte rendu permet de conserver une trace de l’ensemble des décisions prises et des tâches assignées lors de réunions. Ainsi, s’il y a mésentente sur un sujet, vous pouvez facilement faire des vérifications.
Vous manquez de temps pour rédiger un compte rendu? Beenote le fera automatiquement pour vous. Vous n’aurez ensuite qu’à le partager par courriel.
N’oubliez pas que Beenote vous permet de facilement mettre en pratique chacune des techniques mentionnées précédemment! En utilisant ces astuces, vous organiserez des réunions efficaces, vous atteindrez vos objectifs et vos collègues seront reconnaissants.
Changer le monde, une réunion à la fois®
0 commentaires