Avec la popularité grandissante pour le télétravail dû à la pandémie, on tient de plus en plus de réunions à distance. Parfois on travaille avec des coéquipiers, des collaborateurs ou clients qui se trouvent sur divers sites, voire même dans d’autres pays.
« En 2017, le télétravail et le travail nomade numérique – touche entre 2% et 40% des employés «selon le pays, la profession, le secteur d’activité et la fréquence à laquelle les employés se livrent à ce type de travail », source Journal Le Soleil.
Toutefois, comment s’assurer que ces réunions virtuelles soient aussi efficaces que toutes les autres réunions que vous organisez en entreprise?
Voici donc quelques éléments à ne pas négliger dans la préparation de vos réunions en ligne.
Qu’est-ce qu’une réunion en ligne?
Ce type de réunion permet d’échanger virtuellement en temps réel à partir d’un outil collaboratif web avec plusieurs participants distants. Cette réunion est identique en tout point à la traditionnelle réunion qui se tient dans un lieu physique.
On lui prête plusieurs appellations dont vidéoconférence, conférence en ligne, réunions en ligne, réunions virtuelles, réunions virtuelles à distance, téléprésence et bien sûr réunions à distance.
« Les vidéoconférences doivent être courtes et avoir un objectif précis. Idéalement moins de 1 heure », selon Louis Turmel, CEO de Beenote.
Avantages d’une réunion en ligne
- Meilleur moyen de communication pour continuer à travailler en équipe en mode télétravail
- Idéal pour ceux qui sont travailleurs autonomes (freelance) ou petites équipes qui n’ont pas d’espace de travail (startup)
- Idéal pour les gens qui voyagent ou qui demeurent dans un milieu éloigné des centres urbains, car elle se tient dans n’importe quel lieu, pourvu qu’on ait une connexion Internet
- Pas besoin d’avoir de salle de conférence ou d’en faire la réservation des mois à l’avance
- Économie de temps et d’argent sur les déplacements (location de voiture, avion, etc.)
- L’usage de la caméra permet de voir les membres de son équipe qu’on ne pourrait voir autrement
Inconvénients de la vidéoconférence
- Les différents fuseaux horaires peuvent rendre le choix de l’heure plus complexe.
- Les gens qui font du télétravail peuvent ne pas aimer l’usage de la caméra. (espace personnel, vêtement peu adapté pour le travail par exemple)
- L’attention des gens peut parfois être difficile. (distraction ambiante, envie de travailler sur autre chose pendant la réunion)
Les outils nécessaires pour réussir votre vidéoconférence.
Visioconférence
La visioconférence permet de voir l’animateur et de discuter et d’avoir un grand nombre de gens qui participent.
Webconférence ou webinaire
Les gens doivent s’inscrive pour participer. Un lien URL est envoyé par email aux participants, par le leader, avec une heure précise de réunion. Ce type de réunion est employé pour donner des formations, transmettre de l’information. Le partage d’écran permet de voir ce que l’animateur fait sur son ordinateur.
Chat vidéo ou messagerie instantanée et de VoIP
C’est un appel vidéo de groupe peu couteux qui est fait à partir d’une application que l’on doit télécharger tel que Hangout, Skype Enterprise, Webex de Cisco. Certain produits, sans que l’installation d’un logiciel ne soit nécessaire, utilisent le navigateur web dont Zoom ou ZohoMeeting de Zoho.
Cette façon de procéder permet de voir les gens présents, de discuter. Bref, c’est comme si tout le monde était dans la même salle de réunion! Le nombre de participants est peu élevé, car la connexion peut parfois être mauvaise.
Outil collaboratif de gestion de réunions
La vidéoconférence est souvent associée à une solution de gestion de réunion lors d’un partage d’écran et qui permet de présenter et d’accéder à des documents et de travailler de manière collaborative en temps réel. Un outil tel que Beenote permet même d’assigner des tâches en réunion et de suivre les décisions.
Beenote est intégré à votre outil de travail préféré: Microsoft 365, Teams et Google Workspace.
Comment choisir votre solution de vidéoconférence?
Notre outil préféré de réunions virtuelles: Teams. Beenote est complètement intégré à cet outil, donc nous utilisons Teams pour nous voir et Beenote pour documenter nos réunions. Un autre outil que nous aimons bien et il est gratuit, Zoom, car il est facile d’utilisation et la connexion est toujours impeccable. Cependant, comme il en existe une panoplie sur le web, comment devriez-vous arrêter votre choix?
#1: Quel est le but ultime d’utiliser ce genre d’outil?
Communiquer avec des gens qui sont à différents endroits (multisites) ou qui travaillent exclusivement en télétravail, ou pour discuter avec vos clients, etc. Les raisons sont nombreuses et uniques à vous.
#2: Faites des tests.
Essayer plusieurs produits avant d’arrêter votre choix. Autres que le prix, vous devriez regarder la qualité de l’image, le nombre de participants et les fonctions qui diffèrent d’un produit à l’autre.
Comment organiser une réunion en ligne?
Les réunions virtuelles, une bonne préparation en amont.
Pour qu’une réunion à distance soit réussie, une bonne préparation est essentielle. Les participants doivent donc se préparer adéquatement avant la tenue de cette réunion. Pour ce faire, vous devez donc vous assurer qu’ils aient toutes les informations en main. Faites leur parvenir à l’avance (idéalement 3 jours) les documents essentiels à consulter et assurez-vous qu’ils aient pris connaissance de l’ordre du jour. Ils pourront suivre plus aisément le déroulement de la réunion et même participer davantage à la discussion.
Beenote permet de préparer efficacement, à l’aide d’une structure préétablie d’ordre du jour, tout le contenu de la réunion.
Jour J: On tient la réunion. Quoi faire?
Avant de démarrer votre réunion, prenez soin de faire des tests afin de vous assurer que les logiciels, votre caméra et microphone fonctionnent bien. Soyez ponctuel! Vous éviterez ainsi de retarder le début de la réunion et de faire perdre un temps précieux à vos collègues.
Conseil: Avisez les gens de votre entourage que vous êtes en réunion pour ne pas être interrompu et créer un grand malaise. Vous ne voudriez pas que ça tourne en ridicule comme le journaliste de la BBC.
Accorder à tous les participants un temps de parole.
Si un collègue est un peu plus discret, c’est encore plus facile de l’oublier lors d’une réunion à distance. Assurez-vous donc que tous les participants puissent avoir l’occasion de s’exprimer.
Beenote permet de voir à l’écran, en temps réel, le déroulement des sujets avec la prise de notes collaborative ce qui permet de rester concentré sur le sujet en cours.
C’est d’autant plus important lorsqu’il y a beaucoup de participants. Vous ne voudriez pas que ce soit seulement les deux ou trois mêmes personnes qui monopolisent l’ensemble de la discussion. Tout le monde doit être en mesure de prendre la parole s’il le désire.
S’il y a beaucoup de gens invités à la réunion à distance, est-ce que la présence de chacun est pertinente? Est-ce que certaines personnes pourraient seulement recevoir le compte rendu de la réunion pour être tenues au courant des décisions prises?
Rédiger un compte rendu
Peu importe le type de réunion, vous devez fournir à tous les participants, absents et invités, un compte rendu. Lorsqu’une réunion se tient à distance, c’est d’autant plus utile et nécessaire.
En faisant parvenir rapidement un compte rendu à tous les participants, vous vous assurez que tout le monde ait compris la même chose, qu’il n’y ait pas de mésentente sur un sujet. Vous pouvez même enregistrer vos rencontres ou seulement les décisions par exemple et lier les fichiers audio à votre compte rendu.
Conseil: Beenote centralise tous les comptes rendus au même endroit pour faciliter la recherche de ses documents ou informations précises.
Votre vidéoconférence est terminée, mais il reste le suivi des actions.
À moins que votre réunion ait pour but d’informer les gens, un outil de gestion de réunions vous permet d’assigner les tâches et suivre les actions à réaliser pour que l’objectif de la réunion soit atteint.
Qu’elles soient récurrentes ou ponctuelles, vos réunions en ligne se déroulent de quelle façon?
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