Cet article original provient de www.meeteor.com et est une traduction libre de Transform Your Meetings Through Effective Note-Taking
Meeteor aide les individus et les équipes à prospérer au travail en mettant l’accent sur la création d’une culture de réunions productives.
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Beaucoup de gens considèrent la prise de notes comme une tâche administrative, mais c’est une compétence qui, faite de manière réfléchie, requiert une attention active et une pensée critique. Une bonne prise de notes synthétise la conversation dans les principaux points à retenir et un bon preneur de notes peut faire avancer une conversation coincée ou méandreuse. Apprenez à bien le faire et vous apporterez une grande valeur à vos réunions d’équipe!
Une prise de notes efficace peut façonner la conversation
Dans cet article, nous allons aborder plus en détail des résultats tangibles d’une prise de notes efficace et de la manière de développer vos compétences en matière de prise de notes.
1. Conduire vers des décisions
En tant que preneur de notes, vous devez saisir des informations avec précision. Dans cet esprit, vous pouvez orienter la conversation vers des résultats clairs. Par exemple: si le groupe semble pencher ou tourner autour d’une décision, vous pouvez dire:
« Je veux être sûr que je saisis correctement – quelqu’un peut-il indiquer la décision que nous prenons? » Ou « Ce que je comprends de la décision prise est (déclarez XYZ) – est-ce que j’ai bien compris? »
En appelant la question, vous avez fait passer la conversation à un point de prise de décision plus rapide que de laisser le groupe arriver à cette conclusion par une conversation organique. Et même s’il n’y a pas d’accord, vous avez aidé à identifier les points qui ont encore besoin d’être discutés, en concentrant la conversation sur ce qui compte le plus.
2. Clarifier les prochaines étapes
Pour que vous puissiez consigner des notes claires et exploitables, que l’équipe peut mettre en action, vous devez inclure qui va accomplir quoi et quand. En tant que preneur de notes, soyez proactif et demandez cette information à l’équipe. Dites quelque chose comme:
« J’ai transcrit que nous devons faire XYZ – qui dois-je mettre comme responsable de cela et à quelle date? »
3. Créer l’alignement
Vos notes de réunion créent un alignement entre les membres de l’équipe en fournissant un enregistrement écrit précis de la conversation de la réunion. À la fin d’une réunion, récapitulez rapidement les décisions et les prochaines étapes que vous avez enregistrées pour vous assurer que tout le monde est sur la même page.
Certaines équipes incluent une « signature » verbale ou écrite que les notes sont approuvées. Les notes fourniront également un document écrit pour l’avenir, de sorte que n’importe qui peut les revoir pour résoudre les questions ou les préoccupations qui surviennent après la fin de la réunion.
4. Garder la réunion sur la bonne voie
Soutenez l’animateur de la réunion en aidant à garder la réunion sur la bonne voie. Lorsque vous vous concentrez sur l’écoute et la capture de conversations importantes, vous êtes en mesure de reconnaître quand la discussion a dévié du sujet. Dites quelque chose comme :
« Je pense que nous sommes sortis un peu de la piste, donc si ça vous va, j’ai repris le thème XYZ et mis comme un élément de suivi pour une future réunion. Pouvons-nous revenir à l’ordre du jour original ? »
Si le groupe préfère passer à un sujet émergent et ne figurant pas à l’ordre du jour, demandez-lui quel devrait être le résultat de ce nouveau sujet afin de pouvoir inscrire les éléments appropriés de la conversation.
5. Tenir les autres informés
Un résultat essentiel de la prise de notes efficace est la capacité à tenir les personnes absentes des réunions au courant des résultats de la réunion. Quand il y a des notes de réunion fiables, les gens se sentent plus en confiance de ne pas participer à une réunion dont le seul rôle est d’être informés. Cela leur permet de consacrer leur temps à des tâches plus importantes.
Même avec des notes de réunion conservées dans un répertoire collectif, il est toujours recommandé d’envoyer le compte rendu par e-mail aux participants et aux autres parties prenantes dans un délai de 24 heures pour que tout le monde soit au courant.
Affiner vos compétences de prise de notes
La prise de notes efficace ne consiste pas à enregistrer chaque mot prononcé ; plutôt, son but est de cristalliser la conversation en résultats. Essayez les approches suivantes pour aiguiser votre capacité à prendre des notes.
Résumer les messages clés
« Enregistrez le message, pas les mots. » – Joanna Gutmann, auteur du livre Taking Minutes of Meetings
Prenez des notes à puces ou notez les éléments sous forme de liste au lieu d’écrire des phrases complètes ou d’essayer d’enregistrer chaque mot. Ne vous inquiétez pas de la mécanique de grammaire de la langue à ce stade; vous pouvez la revoir après la réunion avant d’envoyer les notes de la réunion par courriel.
Mamie Kanfer Stewart est la fondatrice et PDG de Meeteor, auteur de Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings. Elle adore aider les équipes à optimiser leur temps et atteindre leurs objectifs. Mamie collabore au blog de Beenote afin d’aider les équipes de travail à améliorer leurs pratiques de réunion.
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