La pandémie a frappé plusieurs secteurs n’épargnant pas celui des organismes à but non lucratif. Plusieurs problématiques à laquelle ils ont fait face et qu’ils font face encore aujourd’hui, méritent d’être mis en évidence. Nous sommes à l’heure de l’adaptation et du changement! Certains leaders de ces organisations ont utilisées des stratégies innovatrices pour se remettre de ces importants enjeux pour ainsi continuer à aider la communauté.
Faites-vous partie des organismes qui ont été atteints par la pandémie et qui doivent intégrer de bonnes stratégies pour un meilleur futur? Si oui, cet article vous éclairera sur comment sumonter les difficultés vécus chez les OBNL avec plusieurs pistes de solution.
Voici ce que nous aborderons:
- Constater les problématiques
- S’adapter au changement
- Déterminer les priorités
- Miser sur la technologie
- Numériser le processus complet de vos réunions
Constater les problématiques
1. Baisse financière venant des dons
Avec la pandémie, les organismes à but non lucratif ont vécu une baisse financière, principalement basée sur les dons, particulière chez les organisations à plus petite échelle.
Selon ce sondage réalisé en 2021, presque le tiers des organisations a dû faire des ajustements et des coupures de programmes et services, même avec les subventions gouvernementales reliées à la COVID. Somme tous, 40% ont vécu une baisse financière et 33% une hausse.
2. Augmentation des demandes
De plus, la moitié des OBNL ont connu une augmentation des demandes de service dans la dernière année. Cette nouvelle n’est pas étonnante, mais pour plusieurs organisations, ceci ne fait pas bon ménage s’ils ont eu une importante baisse financière.
3. Le manque de rétention du personnel
La COVID a également amené des problèmes pour les ressources humaines, soit 60% disent avoir eu de la difficulté à recruter ou garder leur personnel, ce même nombre dit avoir vécu des problématiques telles que: l’absentéisme, réduction des avantages sociaux, changements du côté exécutif ou conseil d’administration.
S’adapter aux changements
Heureusement, beaucoup d’organisations qui ont fait face à ces problématiques se sont adaptées grâce à leur ouverture au changement. Plusieurs ont dû reforger leurs stratégies de travail, renégocier leur bail, changer leur modèle de service, mais ils ont majoritairement adoptées de nouvelles technologies à travers leur industrie.
Nombreux ont été proactif, se sont réinventé et ont utilisées de nouvelles ressources pour soutenir leur mission. La plupart sont certainement encore en rémission, mais malgré tout en évolution.
Voici les changements apportés dans les OBNL depuis la dernière année et qui feront assurément partie du futur:
Déterminer les priorités
Nous savons que l’ouverture au changement fait partie des fondements de l’évolution et de la résilience d’une organisation. Encore faut-il savoir sur quel aspect améliorer pour prospérer.
Vous pourriez faire le point sur les enjeux que vous éprouvez et les mettre en ordre de priorité et ensuite utiliser un «mind map» par exemple pour émettre toutes vos idées. Ainsi, vous saurez mettre votre énergie sur un problème à la fois avec des solutions plus éclairées.
Pour vous donner quelques pistes de priorité, voici sur quoi les OBNL ont mis de l’énergie durant la dernière année pour surmonter cette vague ou encore améliorer ce qui est déjà en place:
Miser sur la technologie
Une partie de la solution au problème que les OBNL ont pu faire face aux bouleversements de la dernière année est sans hésitation la technologie. Nous l’avons vu avec l’augmentation du télétravail et des réunions en ligne qui nous a permis de continuer à être effectifs et de communiquer à distance.
Par ailleurs, la technologie vous permet aussi d’être plus organisé et méthodique afin d’améliorer la qualité de vos services de votre organisation, surtout en temps de crise.
Nous sommes dans un air technologique où le numérique reste une solution holistique pour plusieurs des enjeux mentionnés plus tôt. Elle peut être une source d’optimisation autant pour l’aspect financier, les ressources humaines que le bon fonctionnement opérationnel.
Numériser le processus complet de vos réunions pour contrer les enjeux chez les OBNL
Ce n’est pas une grande surprise de vous dire que les réunions sont une des activités primaires dans une organisation. Essentielles, elles permettent de rassembler vos équipes et les membres de votre CA pour communiquer des suivis, des idées, des enjeux et des décisions.
Que ce soit en temps de crise ou dans une vague de changement dans votre organisme, il est important de ramener l’esprit d’équipe en enrichissant vos méthodes de communication. L’optimisation de vos réunions fait partie des stratégies à adopter face aux problématiques soulevées plus tôt, et ce, grâce à la technologie.
Nous vous partageons les bénéfices d’adopter un outil de gestion de réunions pour votre organisme ou votre conseil d’administration:
1. Optimise la structure et la productivité de vos réunions
Savoir mieux planifier notre quotidien est un art et c’est essentiel en termes de productivité et de qualité de travail. Les outils technologiques sont un fil conducteur à une bonne planification et structure de votre organisation.
Beaucoup de membres de CA, en particulier chez les OBNL, se retrouvent désorientés et moins engagés durant les réunions et le manque de structure participe à ce problème.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de réunions peut vous faire sauver du temps énorme en vous assistant durant l’organisation, le déroulement et les suivis de vos réunions. Cet outil transforme vos réunions en rencontres productives et puissantes.
2. Augmente l’engagement des participants et des membres
Opter pour un outil sécurisé qui centralise votre documentation donnera un meilleur accès à l’information pour tout le personnel, en tout temps et à n’importe quel endroit.
En termes de réunion, c’est une bonne solution qui peut faciliter la recherche des fichiers reliée à la réunion comme l’ordre du jour et les comptes rendus ou procès-verbaux du côté des conseils d’administration.
De plus, cela peut encourager les participants ou membres de votre CA à consulter l’ordre du jour avant la réunion ce qui augmente l’engagement en plus de rendre vos échanges plus concis.
3. Perfectionne la gouvernance de votre CA
Bien sûr, un conseil d’administration particulièrement chez les OBNL doit être irréprochable. Implanter un outil de gestion de réunions au sein de votre CA perfectionnera votre gouvernance grâce une gestion complète de vos réunions qui favorisera la communication et collaboration entre les membres.
Votre logiciel devrait pouvoir:
- Rendre facile le partage de l’ordre du jour avec des options de confidentialité
- Donner un accès sécurisé à toute la documentation de vos réunions
- Structurer le déroulement de vos réunions avec une gestion du temps
- Optimiser le suivi des décisions et résolutions
4. Démontre une image moderne de votre organisme
Finalement, un des plus grands enjeux actuels chez les OBNL est la difficulté de recrutement ou de rétention du personnel. Êtes-vous d’accord qu’un organisme qui est à jour technologiquement peut faire partie de la solution pour contrer cet enjeu?
Si vous êtes septique, n’oublions pas le portrait technologique que nous parlions plus tôt. On voit que la tendance au numérique est d’actualité, mais aussi un facteur important pour un employé et voir même pour des donateurs, si on désire aller plus loin dans cette réflection.
L’implantation d’un outil technologique, qu’elle soit aussi simple qu’un outil de gestion de réunions, montre une image moderne de votre organisme ce qui aide à l’attraction et rétention du personnel. Cela démontre aussi que vous faites partie du changement et que vous ne craignez pas de mettre du renouveau pour continuer votre mission.
Conclusion
Nous avons compris que les OBNL font face à des enjeux financiers, mais aussi opérationnels depuis la pandémie et qu’une partie de la solution est l’implantation de technologie. De plus, l’optimisation des réunions, en particulier chez les conseils d’administration sont une partie intégrante de la résolution de problème.
En conclusion, passer en mode numérique avec des solutions de gestion de réunions comme Beenote pour votre organisation ou Beeboard pour votre gouvernance vous aideront à prospérer et par le fait même démontrer que vous faite partie du futur!
Passionnée de création de contenu sur le web et rédactrice chez Beenote, sa première motivation est de créer du contenu qui peut guider les organisations voulant optimiser leurs réunions et conseils d’administration. Donner des ressources pratiques pour inspirer les entreprises à adopter de meilleures pratiques pour devenir des pros de réunion. Fini la perte de temps!
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