Meilleures pratiques pour organiser vos réunions du CSE

Définition du CSE

Selon le site officiel du gouvernement français, le comité social et économique (CSE) se définit ainsi: Le CSE remplace les représentants élus du personnel dans l’entreprise. Il fusionne l’ensemble des instances représentatives du personnel (IRP), délégués du personnel (DP), comité d’entreprise (CE) et comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT). *

Le CSE devra être mis en place dans toutes les entreprises concernées au plus tard le 1er janvier.

Combien de réunions du CSE doit-on tenir?

Selon la taille de l’entreprise, le nombre de réunions du CSE est établi par accord collectif. Le CSE doit se réunir au minimum six fois par année dont 4 réunions devront porter sur des sujets relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail.

Le CSE devra tenir une réunion :

• Au moins 1 fois par mois dans les entreprises de moins de 50 salariés
• Au moins 1 fois tous les 2 mois dans les entreprises de moins de 300 salariés
• Au moins 1 fois par mois dans les entreprises de plus de 300 salariés

Qui sont les participants au CSE?

• L’employeur ou son représentant
• Membres de la délégation du personnel ou leurs suppléants
• Les invités tels que médecin du travail, agent des CARSAT, etc.

Comment faire l’ordre du jour du CSE

L’ordre du jour du CSE est une obligation qui doit être préparée par le secrétaire, préalablement élu à la première réunion du CSE, et l’employeur ou son représentant. 

À l’ordre du jour, vous devez indiquer ces éléments:

• Les informations de base : date, heure, lieu et le nom de tous les participants et suppléants.
• Le rôle des participants : leader (le secrétaire de la réunion et employeur), partenaires i.e ceux qui sont responsables d’un sujet, les participants.
• Les sujets à discuter avec responsable pour chaque sujet et objectif(s) (informer, échanger, générer des idées, consulter ou décider)
  • les questions détaillées qui doivent être débattues en réunion
  • les consultations obligatoires par la réglementation ou accord collectif
• Joindre les documents importants

Approbation de l’ordre du jour

Dans le cas d’un CSE, les sujets à l’ordre du jour doivent avoir préalablement été discutés lors d’une réunion préparatoire par exemple. Une fois le consensus fait et les sujets ou questions déterminés, l’ordre du jour qui a été proposé ne peut plus être modifié (formulation et ordre des sujets).

La communication de l’ordre du jour

La communication de l’ordre du jour se fait à tous les participants et suppléants par le président du CSE, au minimum 3 jours avant la convocation pour que ceux-ci soient bien préparés à la rencontre du CSE.

Durant la réunion du CSE

Pour simplifier la tâche de rédaction, l’enregistrement audio des réunions du CSE peut être une option intéressante.

Pour la réussite de la réunion, il est important de faire les actions suivantes:

• Approbation du procès-verbal précédent
• Documenter vos sujets, vos décisions avec une prise de notes efficaces
• Assigner les tâches pour le suivi des actions: à qui cela s’adresse, priorisation ainsi que la date due.
• Les résolutions doivent être votées à la majorité des membres présents.

Une prise de notes efficaces durant la réunion diminue de 80% le temps de rédaction du PV.

Pour mon CSE, un compte rendu ou un procès-verbal?

Le compte rendu est un document qui sert à résumer ce qui se dit en réunion, et ce, par sujet. Il est couramment utilisé dans les réunions du CSE (11 à 50 salariés).

Le compte rendu du CSE doit inclure ces précisions:

• Les informations de base de l’ordre du jour: date, heure et lieu
• Les participants, absents et suppléants
• Un résumé des délibérations et les accords s’il y a lieu et l’objectif premier de chacun des points discutés:
• Les décisions prises s’il y a lieu.
• Joindre les documents, images ou adresses web nécessaires.
• Indiquer les actions à prendre
• Détailler les tâches: À qui ont-elles été assignées, le niveau de priorité, la date due et l’état de cette tâche (en cours, complété, etc.)
• Date et lieu de la prochaine réunion.

Le procès-verbal (PV) est une retranscription exacte de la réunion qui sert de document officiel en cas de litige ou mésentente. Il a une valeur juridique.

Le PV contient précisément les décisions prises puisqu’elles ont été soumises et adoptées par approbation des membres du CSE et signé par le secrétaire. Pour être conforme, vous pourriez ajouter un enregistrement audio de la réunion à votre PV!

Quel est le délai d’envoi du compte rendu ou du procès-verbal?

Le compte rendu ou le procès-verbal doit être envoyé dans un délai maximal de 15 jours suivant la tenue de la réunion.

Advenant qu’une réunion doive être tenue dans ce délai, le compte rendu ou le PV doit être envoyé avant celle-ci. Envoyer le compte rendu ou PV par email à tous les participants ou utiliser un outil de gestion de réunions pour centraliser tous vos comptes rendus/PV.

Quels sont les avantages d’utiliser un outil de gestion des réunions du CSE?

Un outil de gestion de réunions tel que Beenote vous aide à gérer efficacement les réunions de votre CSE de manière structurée. Ayant peu de temps pour préparer et organiser vos réunions du CSE, Beenote est l’outil par excellence pour vous simplifier la tâche!

Voici quelques fonctionnalités de Beenote qui feront des réunions de votre CSE un succès!

• Beenote offre une structure prédéfinie d’ordre du jour et de compte rendu/procès-verbal qui permet la duplication et récurrence d’une réunion à l’autre. Beaucoup de temps de rédaction sera exempté. Invitez vos collègues à collaborer à l’écriture!

• Vos réunions s’ajoutent automatiquement à votre calendrier corporatif: Beenote est intégré à Microsoft 365 ou Google Agenda. Intégration de base pour les autres emails.

• Documenter vos réunions: les sujets, les décisions et les actions à prendre seront détaillés dans le PV et facilement consultables dans le répertoire de comptes rendus.

• Tous vos documents de réunions sont disponibles en tout temps pour consultation, avec la dernière version des documents : ordre du jour, PV, enregistrement audio, les décisions prises, les sujets, les tâches. L’information peut facilement être recherchée par mot-clé.

• Vos réunions en temps réel: Restez dans le vif du sujet et tenez vos réunions dans les temps alloués avec le chronomètre intégré. Vous pouvez même enregistrer vos conversations pour de futures références ou pour faciliter la rédaction du procès-verbal.

• L’assignation des tâches se fait directement en réunion et le suivi s’effectuera à partir de votre tableau de bord. La récurrence des tâches se fait d’une réunion à l’autre pour être tenue au courant des actions qui ont été débutées jusqu’à la réalisation de celles-ci.

• Le format numérique de l’outil permet la réduction considérable de papiers et vous n’aurez plus besoin d’entreposer physiquement les documents.

• Les documents sont entreposés de façon sécure et non accessibles aux non-membres de l’équipe pour une plus grande confidentialité.

Si vous avez des questions supplémentaires à propos des CSE et ce que Beenote pourrait apporter à vos réunions, n’hésitez pas à nous contacter, ou demander une démo.