Notre entrevue avec Louis Turmel, le président fondateur de Beenote vous donnera des pistes de solutions intéressantes et de précieux conseils pour optimiser vos réunions à jamais. Vous saurez comment les équipes Beenote utilise leur propre logiciel de gestion de réunion!
Dans cet article vous retrouverez:
- Pourquoi une solution de gestion de réunions?
- Qu’est-ce que les réunions pour Beenote?
- Pourquoi l’abeille chez Beenote? Quel est le lien avec les réunions?
- Quels types de réunion tenez-vous?
- Comment Beenote gère ses équipes dans le logiciel?
- Comment se déroule une réunion type des équipes Beenote?
- Gestion des horaires
- Pré travail: l’ordre du jour
- Le jour J: La 1re réunion avec Beenote
- Avant de démarrer
- On démarre la réunion planifiée
- Pour terminer: Le compte rendu
- Pour les prochaines réunions
- Les statistiques pour des réunions efficientes
Pourquoi une solution de gestion de réunions?
Au départ d’où vient cette idée?
Il y a quelques années, j’allais à tellement de réunions que j’étais rendu à croire que c’était du temps perdu. Effectivement, une réunion a confirmé mes illusions. Je vous raconte.
J’étais invité à assister à une réunion de lancement de produit dont j’étais le principal sujet de la rencontre. Donc j’étais préparé : mon discours était prêt, je connaissais l’objectif de la réunion et surtout, je savais pourquoi j’étais là! Par contre, pour mon voisin de chaise, c’était une tout autre réalité. Je m’explique.
À son arrivée, il m’a demandé si je savais pourquoi j’étais là. Innocemment, je lui ai dit que non, je ne savais pas pourquoi j’assistais à cette réunion et, à ma grande surprise, lui non plus!! Il m’a même dit que pour être sûr de ne rien manquer, il avait également invité ses collègues à se joindre à la réunion, au cas où!!
À ce moment-là précis, j’ai compris que les gens n’étaient pas impliqués, ne savaient pas pourquoi ils se réunissaient, n’étaient pas préparés. Bien entendu, le projet n’est pas allé au sommet de ses performances. Ceci est un cas banal, qui arrive tellement souvent en entreprise.
Au plus profond de moi, j’ai compris qu’il fallait aider les entreprises à mieux gérer leurs réunions, à atteindre l’efficience opérationnelle. Au début, je croyais que Voxlog pourrait être l’outil idéal qui m’aiderait à préparer et tenir des réunions plus efficientes.
Cependant, Voxlog est un outil d’enregistrement auquel on ajoute des notes et dans le cas présent, j’avais besoin d’un outil de notes grâce auquel on se servirait de l’enregistrement pour bonifier nos dires.
Beenote est né de ces balbutiements pour arriver à ce qu’on connait aujourd’hui. Une solution de gestion de réunions offrant une structure préétablie d’ordre du jour et de compte rendu offrant l’enregistrement audio, en plus d’y ajouter une multitude d’autres fonctionnalités.
Qu’est-ce que les réunions pour Beenote?
Nous aimons haïr les réunions, mais elles sont là pour rester! Elles sont importantes, voire essentielles à l’avancement des projets, pour prendre des décisions ou pour partager des informations. L’important avec les réunions ce n’est pas la quantité, mais bien la qualité.
Si elles sont mieux planifiées en amont, elles seront plus productives lors de la tenue de celles-ci et les gens passeront moins de temps en post réunion afin de compléter le compte rendu.
Vous pouvez libérer jusqu’à 14h/mois à votre agenda un utilisant un outil de gestion de réunion comme Beenote.
Pourquoi l’abeille chez Beenote? Quel est le lien avec les réunions?
Comme vous avez sans doute remarqué, l’abeille est l’emblème de Beenote. Ce n’est pas un hasard, vous savez. L’abeille est un insecte qui fonctionne en groupe, avec un niveau hiérarchique bien précis avec des tâches et des rôles établis.
Chacune des abeilles est utile, chacune dans son individualité, permet au groupe d’avancer, de construire la ruche, de ramasser le pollen et pour finir, de récolter le fruit de leur effort : le miel. Nous pouvons donc facilement faire le parallèle avec milieu de travail et les réunions en entreprise.
Quels types de réunion tenez-vous?
Chez Beenote, les types de réunions ont évolué avec le produit. Au départ, nous tenions des réunions de brainstorming afin de développer le produit, trouver des idées en groupe, échanger sur les idées que nous avions et faire des tests avec des groupes cibles.
Par la suite, ce furent des réunions de gestion de projet: résolution de problème, validation, proposition de solution et respect des livrables.
Maintenant que le produit est mature, nous tenons des réunions hebdomadaires d’information entre les différents départements afin d’informer les autres sur l’avancement de nos tâches respectives, un peu dans le style scrum.
Nous avons également des réunions quotidiennes par département afin de discuter, échanger et prendre des décisions sur les prochaines étapes.
Comment Beenote gère ses équipes dans le logiciel?
Nous utilisons plusieurs organisations créées dans Beenote pour documenter les réunions selon notre département. Par exemple, cette façon de faire est idéale pour les entreprises qui ont plusieurs clients ainsi les organisations dans Beenote peuvent correspondent à chaque client.
Nous avons choisi de créer des organisations pour les démonstrations à nos clients, les tests de logiciel, les tutoriels de notre site d’aide en ligne ainsi que notre équipe principale.
Dans une organisation, il est possible de créer plusieurs équipes. Beenote les utilise pour structurer davantage le département.
De plus, nous organisons la documentation de nos équipes avec des dossiers dans le but de séparer différents objectifs de réunions.
Concrètement, dans l’image ci-dessous, nous sommes dans l’organisation Comnet Technologie Inc comprenant, entre autre, l’équipe Comnet, en mode Beeboard pour les réunions de direction, et Beenote où nous avons nos réunions hebdomadaires. Dans chaque équipe, nous avons des dossiers pour nos réunions d’information hebdomadaires (Comnet) puis un pour discuter de Voxlog et un autre pour l’application Beenote seulement.
Certains de nos clients préfèrent utiliser une seule organisation, puis plusieurs équipes pour chacun de leur département. C’est une autre pratique tout aussi optimale.
Comment se déroule une réunion type des équipes Beenote?
Les réunions chez Beenote se déroulent en 5 étapes essentielles :
- La gestion des horaires
- La planification de l’ordre du jour
- La tenue de la réunion
- La rédaction du compte rendu
- La réalisation des tâches
Gestion des horaires
Chez Beenote, nous utilisons l’intégration à Microsoft 365 (l’intégration à Google est aussi disponible) afin de déterminer l’horaire des réunions non prévues.
Avec le temps, nous avons convenu que ce serait toujours le même créneau horaire pour faciliter la gestion des horaires et permettre aux gens de se préparer plus facilement en amont.
Pré travail: l’ordre du jour
Envoyer l’invitation
L’invitation, faite par le leader, se fait 3 jours avant la réunion afin de permettre à tous les participants de collaborer à l’écriture de l’ordre du jour.
Le rôle du leader de la réunion est de prendre l’initiative de créer et de prendre en charge tout le processus de la réunion. Idéalement, il change à chaque réunion afin de permettre à chaque coéquipier de se sentir investi dans l’équipe et d’être actif durant la réunion.
Comme l’équipe de Beenote est petite, pour nous, 3 jours sont amplement suffisants pour permettre à chaque partenaire de documenter les sujets dans l’ordre du jour qu’il juge pertinent de partager à tous.
Remplir l’ordre du jour
Beenote étant un outil de travail collaboratif, chaque partenaire complète son sujet à l’ordre du jour. Il indique à ce sujet, l’objectif (informer, échanger, générer des idées, consulter ou décider), le ou les responsables (lui-même et les autres personnes que ça peut concerner.
Il peut arriver que nous invitions une personne seulement pour un sujet précis et nous le libérons pour le reste de la réunion), les documents pertinents à présenter et qui seront conservés dans le registre des comptes rendus ainsi que le temps estimé de ce sujet.
Lorsque le partenaire termine, le temps global de la réunion est automatiquement ajusté dans le calendrier de tous. L’ordre du jour de la réunion reste également en état brouillon jusqu’à ce que le leader le confirme.
La réunion est alors prête à être tenue.
À la toute fin, avec cet ordre du jour, nous avons créé un modèle que nous utilisons pour les prochains ordres du jour.
Le jour J: La 1ère réunion avec Beenote
Avant de démarrer
Avant de débuter officiellement la réunion, il est important de déterminer le preneur de notes. Idéalement ce n’est pas le leader de la réunion, car il est très difficile de faire les deux tâches à la fois. Nous alternons cette tâche d’une réunion à l’autre en suivant une liste de rôle inscrit dans l’ordre du jour à la fin de chaque réunion.
Chez Beenote, nous travaillons en télétravail. Nous commençons la réunion à distance avec une solution de vidéoconférence à l’heure prévue sur notre ordinateur portable ou notre smartphone. Beenote est intégré directement dans Teams pour suivre l’évolution de l’ordre du jour et prendre des notes en temps réel.
Le lien de la réunion est inscrit à même notre calendrier Outlook pour démarrer la réunion rapidement.
On démarre la réunion planifiée
Le leader s’assure de suivre les points à l’ordre du jour dans Beenote. Il est le lien entre les différents intervenants et veille à ce que le temps soit respecté. À chaque sujet, un chronomètre indique quand le temps est dépassé pour celui qui est en train de parler.
Le preneur de notes inscrit directement tout ce qui est pertinent d’ajouter au sujet de chaque point d’ordre du jour. Il assigne les tâches à qui de droit et enregistre et indique les décisions qui sont prises. Nous utilisons Antidote de Druide afin de corriger directement l’orthographe pendant la réunion.
Tous les partenaires c’est-à-dire ceux qui sont responsables d’un sujet, peuvent aussi ajouter des précisions aux notes. Chacun des participants prend ses notes personnelles directement dans Beenote. Les invités externes utilisent, quant à eux, l’outil techno de leur choix ou un bloc-notes et crayon pour les plus traditionnels.
À la fin de la rencontre, nous déterminons le leader pour la prochaine réunion pour que celui-ci soit le responsable de tout le processus de la réunion à venir.
Pour terminer: Le compte rendu
Le leader de la réunion (ou un des partenaires) est celui qui complète la rédaction du compte rendu et l’envoie le plus rapidement possible à tous les participants. Lorsque la prise de notes a bien été effectuée pendant la réunion, il lui reste seulement à valider que tout soit conforme.
Si les notes ont été prises durant la réunion, on estime à 80% le travail de rédaction du compte rendu de fait.
Chacun des participants reçoit un avis par courriel que le compte rendu a été complété. Il s’ajoute au registre des comptes rendus pour de futures consultations. Les tâches qui sont assignées sont également envoyées par courriel au même moment.
Pour les prochaines réunions
Comme nous avons toujours le même modèle pour tenir nos réunions, nous dupliquons le compte rendu de la réunion précédente et chaque responsable de sujet complète à nouveau sa partie.
L’approbation du compte rendu précédent s’ajoute automatiquement en mode Beeboard et manuellement en mode Beenote.
Les tâches qui ont été assignées en réunion ou dans la rédaction du compte rendu s’ajoutent automatiquement à l’ordre du jour pour en faire le suivi. S’il y a des tâches qui ont été assignées hors réunion, nous les ajoutons lors de la tenue de celle-ci avec le registre des tâches relié au même dossier que la réunion.
Les statistiques pour des réunions efficientes
Pour les chefs d’équipe, les gestionnaires, ou toute autre personne qui occupe un poste de gestion, il peut être très intéressant de consulter les statistiques des tâches, des réunions et de l’assistance aux réunions.
« Si nous ne mesurons pas, on ne peut pas améliorer les processus. » – Louis Turmel
Pour conclure
Beenote est un outil de documentation des réunions, car il documente tout le processus avant, pendant et après, ce qui permet de rechercher des sujets, des décisions, des tâches ou comptes rendus. En fait, n’importe quel élément qui a été inscrit lors d’une réunion. Nous recherchons par mots clés afin de retrouver facilement ce qui nous intéresse.
Beenote est un outil complet qui nous aide grandement à améliorer notre processus!
« Nous avons amélioré de 52% notre efficience opérationnelle, les réunions sont courtes, vont droit au but et nous avons même un plaisir à y assister. » – Mélanie Lessard, Directrice marketing
Pour conclure, voici un proverbe africain à méditer:
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