Les réunions demandent et génèrent une quantité importante d’informations qui se doivent d’être transmises par écrits avant, pendant et après.
Avant la réunion
En premier lieu, avant de tenir une réunion, il y a l’ordre du jour qui doit être rédigé et qui contient autant les sujets, les directives et les informations qui se doivent d’être inscrites pour en faciliter le déroulement. L’ordre du jour permet surtout d’aider les participants à être bien préparés lors de leur rencontre.
Bien rédiger l’ordre du jour est, selon moi, d’une grande importance. Le contenu donnera le ton de départ de chaque sujet. Il suffit d’oublier un mot dans une phrase pour que celle-ci prenne un tout autre sens. Il est donc primordial d’y inscrire les bons éléments.
Pendant la réunion
Pendant la réunion, la prise de notes doit être faite par une personne identifiée préalablement et idéalement, dans un esprit d’implication des participants. Alterner cette tâche entre les membres d’une équipe lorsque c’est une réunion récurrente. Toutefois comme tout se passe à la vitesse de celui qui parle, il devient difficile de tout transcrire mot pour mot.
Est-il nécessaire de tout écrire ? La meilleure approche reste de prendre en notes ce que nous percevons comme important et d’utiliser une solution de gestion de réunion, telle que Beenote, et d’activer l’enregistrement de la voix pour aider à compléter le compte rendu par la suite.
Après la réunion
Une fois la réunion complétée, il reste maintenant à rédiger le compte rendu afin qu’il soit accessible rapidement à des fins de consultations futures. Le compte rendu servira également de référence ou de preuve dans certains contextes.
Malgré que la majeure partie d’une réunion se passe en mode face à face (réel ou virtuel) et que l’ensemble des échanges se font verbalement, sa préparation ainsi que sa conclusion demeurent écrites. Il y a un vieil adage qui dit: les paroles s’envolent, mais les écrits restent.
C’est avec cette compréhension de l’importance de l’écrit que nous avons choisi de nous associer à Druide, éditeur de la solution Antidote. Antidote est intégré à Beenote afin de rendre la qualité de l’écriture meilleure dans la rédaction de l’ordre du jour et du compte rendu de vos réunions.
Notre verdict: mots écrits ou mots dits?
Chez Beenote, nous croyons cependant que les deux formes de communications sont aussi importantes et complémentaires et se doivent d’être de la meilleure qualité possible. Pour conclure, afin de répondre à notre question de départ, dans un contexte de réunion, les mots écrits sont aussi importants que les mots dits.
Entrepreneur en série avec plus de 25 ans d’expérience dans la gestion et la commercialisation de nouvelles technologies. Beenote, 1er portail de gestion de réunions sans papier pour les conseils d’administration, les comités et leurs équipes.
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