Les réunions sont au cœur de la vie des travailleurs. Un sondage maison nous a d’ailleurs révélé que 62,1% des gens participent à au moins 10 réunions par mois et que certains vont même jusqu’à assister à 30 réunions tous les mois.
Malgré tout ce temps passé en réunion, de nombreux désagréments demeurent bien présentes chez les participants. On prend beaucoup de temps à tenir des réunions, mais pas nécessairement pour régler les problèmes qui y sont associés.
Sans tenir compte d’un ordre précis, nous avons donc dressé, pour vous, une liste des principales insatisfactions vécues lors de réunions. Certaines situations vous seront sans doute familières!
1- Traiter d’un sujet non prévu
Vous en avez assez qu’un collègue oriente toujours les discussions vers un sujet qui ne se trouve pourtant pas à l’ordre du jour? Eh bien, vous n’êtes pas seul!
Notre sondage a révélé que, pour plusieurs, le fait de traiter d’un sujet qui n’est pas inscrit à l’ordre du jour était un désagrément majeur. C’est compréhensible, puisque si l’on consacre du temps à un sujet qui n’est pas prévu, on aura moins de temps à consacrer aux autres points.
2- Objectifs de la réunion mal définis
Ce point est étroitement lié au précédent. Lorsque les objectifs sont mal définis, les discussions vont dans tous les sens, ce qui augmente le taux d’insatisfaction des participants.
Ils ont alors l’impression que les sujets importants ne sont pas traités et que l’on accorde plus d’attention à d’autres sujets. Il arrive même que certaines décisions à prendre soient reléguées aux oubliettes.
3- Manque de préparation des participants
Cette situation vous est sans doute familière. Certains participants doivent présenter un point en réunion, mais leur manque de préparation est flagrant. Peut-être n’ont-ils pas bien fait leur travail, mais peut-être aussi qu’ils n’avaient pas bien compris qu’ils étaient responsables d’un point. Dans tous les cas, il y a un problème.
4- La perte de temps
Vous en avez marre de passer 10 minutes à écouter votre collègue raconter des histoires qui ne vous intéressent absolument pas? La majorité des gens qui ont répondu à notre sondage maison détestent eux aussi perdre leur temps en réunion.
5- Les problèmes techniques
Vous avez sûrement déjà vu un de vos collègues avoir de la difficulté à démarrer sa présentation PowerPoint. Les problèmes techniques sont monnaie courante dans les milieux de travail.
Pour remédier à cela, vérifiez que tout fonctionne bien avant de vous rendre à votre réunion et, surtout, souvenez-vous de la marche à suivre pour l’utilisation.
6- Les retardataires
Par leur manque de ponctualité, ces personnes font perdre un temps précieux à celles qui ont tout mis en œuvre pour arriver à l’heure. Un truc, ne les attendez plus. Elles finiront par comprendre le message et arriver à l’heure.
7- Être invité sans raison précise
Vous est-il déjà arrivé de vous retrouver dans une réunion sans comprendre pourquoi on vous y avait convié? Probablement, puisqu’il s’agirait d’un désagrément majeur, si l’on en croit notre sondage maison. Quoi de plus désagréable que de perdre du temps dans une réunion qui ne nous concerne pas? Refuser l’invitation à la réunion pourrait être votre solution!
8- Manque de suivi
Une tâche importante vous a été assignée lors de la précédente réunion et vous croyez qu’on vous en reparlera dans la réunion suivante. Vous travaillez fort pour tout livrer à temps, vous êtes fin prêt. Puis, finalement, personne ne reparle de la tâche qui vous a été assignée. Fâchant, n’est-ce pas?
9- Discussions interminables
Bien sûr, les réunions sont faites pour discuter. Toutefois, une longue discussion qui ne mène nulle part ne fera pas avancer les choses. Les discussions que l’on tient en réunion doivent être faites en fonction d’un objectif précis et respecter le temps initialement prévu à l’ordre du jour.
10- Les gens qui coupent la parole
Certaines personnes aiment beaucoup faire valoir leurs idées en réunion et vont même jusqu’à couper la parole aux autres, ce qui, avouons-le, n’est pas très poli. Vous vous doutez probablement qu’il est désagréable pour une personne de ne pas pouvoir exprimer l’entièreté de sa réflexion sur un sujet.
De plus, n’oubliez jamais que les gens ne sont pas tous à l’aise de s’exprimer en public. S’ils se font fréquemment interrompre, ils seront moins portés à interagir.
Des solutions à ces désagréments
Mais comment mettre un terme à tous ces désagréments? Eh bien, sachez qu’une bonne planification de vos réunions peut vous aider à régler tous ces problèmes.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de réunions comme Beenote vous accompagne pendant tout le processus de réunion, vous sera très utile. Il vous permet:
- D’assigner des tâches aux participants
- De documenter les décisions prises
- De prévoir un temps précis pour chacun des points à l’agenda
- De planifier l’ensemble de votre réunion en quelques clics.
Soyez-en certain qu’une réunion bien planifiée permet d’éliminer la plupart des désagréments.
Pour le côté humain, il vous faudra parfois faire preuve de patience. Si vous avez des problèmes avec des membres de votre équipe, une rencontre seul à seul peut s’imposer. Vous serez ainsi libre de discuter à votre guise et vous pourrez sans doute régler certains problèmes.
Et vous, qu’est-ce qui vous dérange par-dessus tout lorsque vous participez à une réunion?
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