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Modèle d’ordre du jour de réunion d’information
Un modèle d’ordre du jour pour vos réunions d’information vous servant de structure détaillée durant votre rencontre. Restez concentré sur le contenu et non sur le contenant.
Partagez les informations essentielles à vos collaborateurs
La réunion d’information a pour objectif principal de partager des informations aux participants tels les nouvelles d’entreprise, les changements à venir, les nouveaux produits ou le partage de connaissances approfondies d’un domaine (formation, conférence, webinaire).
Ces présentations sont la plupart du temps soutenu par du contenu visuel et apportent une efficacité plus grande que le partage d’information par écrit (courriel, messagerie interne ou autre outil collaboratif)
De plus, les réunions d’information permettent aux membres de l’équipe de poser des questions et d’obtenir les réponses rapidement. Pour les gestionnaires, c’est un bon moyen de prendre le pouls émotif de son équipe et de les rassurer le cas échéant et d’obtenir des commentaires immédiats.
La réunion d’information permet de vérifier et de confirmer que le message, l’idée ou la décision soit bien compris de tous et que l’objectif de la communication est atteint.
Ce type de réunion est facilement malléable pour permettre de s’adapter aux questions, aux réactions ou aux objections.
Les avantages d’utiliser un modèle d’ordre du jour pour votre réunion d’information
Lorsque vous devez partager des informations générales ou des mises à jour qui pourraient être répétitives d’une personne à l’autre et qui seront mieux partagées simultanément à un groupe de personnes plutôt que d’une autre manière.
METTRE EN LUMIÈRE LE TRAVAIL
Détaillez les rôles, responsabilités, objectifs et tâches de chacun pour une meilleure préparation
COMMUNICATION EFFICACE
L’ordre du jour permet d’informer les participants des sujets abordés
LIGNE DIRECTRICE
L’ordre du jour assure une structure claire aux présentateurs pour rester centré sur les sujets importants
Comment utiliser l’ordre du jour pour vos réunions d’information
L’ordre du jour peut être rédigé par le leader de la réunion, mais également en collaboration avec les autres orateurs. Chacun détermine ce qui doit être mentionné dans sa partie.
L’ordre du jour est avant tout un support, un aperçu ou un résumé de ce qui sera mentionné, discuté.
Depuis qu’on utilise Beenote, nos réunions terminent à l’heure, voire même avant l’heure. De plus, les gens arrivent préparés.
Viviane Couto
Gestionnaire de projets et communications, Association québécoise des technologies