Comment bien préparer un conseil d’administration?

Vous avez à préparer un conseil d’administration et vous voulez bien l’organiser? Il y a bien sûr quelques pratiques de base à observer si vous voulez bien organiser votre CA. De plus, en étant bien préparer vous aurez des réunions respectant les bonnes pratiques de gouvernance.

Qu’est-ce qu’un conseil d’administration (CA)?

Le CA est composé de membres représentant des compétences variées et qui se partagent des tâches précises afin de voir au bon fonctionnement de l’organisation. Ils ont la responsabilité, entre autres, de veiller à ce que l’organisation rencontre ses objectifs et obligations en GRC soit la gouvernance, la gestion des risques et être conforme aux lois et normes.

Préparer un conseil d’administration en 7 étapes faciles

1.Déterminer le calendrier de la réunion du CA

Les membres du conseil d’administration sont habituellement des gens très occupés. Il serait une bonne idée de planifier vos CA à intervalle régulier sur un planning d’un an et de le modifier le cas échéant. Bien entendu, il se pourrait que des réunions puissent s’ajouter afin de discuter de questions urgentes.

Vous pourriez planifier les réunions du CA, par exemple, en fonction des rapports financiers afin que ceux-ci soient revus lors des CA par les administrateurs. Donc les conseils d’administration auraient lieu à raison de 4 par année au minimum.

Il se pourrait également que les administrateurs aient besoin d’un consensus à propos d’un sujet impromptu sans avoir cependant à se rassembler, car la décision ne nécessite pas d’être approfondie ou débattue.

Les résolutions peuvent donc être utilisées par voie électronique pour obtenir l’approbation de la part des membres au lieu de tenir un CA d’urgence.

2. Convoquer les membres

Il est important de convoquer les membres dans un délai raisonnable et qui peut être précisé dans la convention des actionnaires.

L’avis de convocation qui mentionne date, heure et endroit doit inclure les éléments suivants :

• Les sujets à traiter lors de la réunion du conseil (l’ordre du jour)
• Les documents importants en lien avec les sujets à discuter (états financiers, audit, etc.)
• Le procès-verbal précédent afin qu’il soit approuvé avant ou au début de la réunion du CA
• Inscrire les résolutions à adopter s’il y a lieu

Pour terminer, on envoie l’avis aux membres dans un délai raisonnable pour que chacun puisse se préparer. Par exemple, l’avis doit être envoyé au plus tard 7 jours avant la date prévue pour les organismes à but non lucratif selon les règlements administratif du Canada.

3. Rédiger un ordre du jour structuré

L’ordre du jour est sans contredit LE document le plus important pour un CA réussi. C’est ce document qui vous permettra de bien suivre les sujets et d’atteindre votre objectif global de réunion. Grâce à cet ordre du jour bien établi, les membres présents pourront se concentrer exclusivement à prendre les bonnes décisions et faire le suivi des actions.

Habituellement, l’ordre du jour est écrit conjointement par le président ou sa secrétaire et le directeur général pour qu’ils s’assurent que tout soit indiqué : questions à résoudre, états financiers, etc.

L’ordre du jour doit inclure tous les éléments à discuter, mais de manière non exhaustive. On inscrit pour chaque sujet, le responsable, l’objectif (informer, échanger, générer des idées, consulter ou décider), la durée approximative de la discussion/présentation, les résultats attendus et on y joint la documentation appropriée.

En utilisant la solution Beeboard, vous pouvez facilement inclure de la documentation à votre ordre du jour provenant de la bibliothèque privée virtuelle de votre conseil.

Comme la réunion du CA est récurrente, avec Beeboard il est aussi possible de faire de cet ordre du jour un modèle pour les prochaines rencontres ou d’utiliser la fonction de duplication afin d’activer la fonction automatique de suivi des tâches qui s’intègreront à vos prochains ordres du jour. Le procès-verbal précédent s’ajoutera également lors de la duplication. Cette façon de procéder vous sauvera beaucoup d’heure de travail!

4. Bien se préparer avant le CA

• Veiller à ce que tous les documents soient disponibles
• S’assurer que chaque membre ait lit l’ordre du jour et les documents associés
• Approbation de tous les membres de l’ordre du jour
• Déterminer le matériel et les outils qui seront nécessaires pour votre rencontre.

5. La conduite du conseil

Le conseil d’administration peut se tenir en mode présentiel ou virtuel en utilisant des outils tels que Teams. Chaque membre peut suivre l’ordre du jour grâce à l’outil technologique de son choix. Habituellement, le secrétaire est celui qui va documenter la réunion.

Lors de l’ouverture du CA, le président doit revenir sur la dernière rencontre et s’assurer que le PV est conforme et qu’il ne nécessite pas de modification. Le vote permet de confirmer la validité de ce document officiel.

Le rôle du président est de s’assurer également que le quorum est atteint, de voir au bon déroulement du conseil, du respect du temps et conduit les discussions.

6. Consigner les décisions

Quand une décision est prise, elle doit être indiquée et renseignée au procès-verbal ou mieux, enregistrer pour de futures consultations. À cette décision, vous devez indiquer le proposeur ainsi que le second proposeur.

Vous pourrez rechercher rapidement dans les archives de réunions précédentes afin de retrouver un élément discuté pouvant aider à prendre une future décision.

7. Procès-verbal du conseil d’administration

Si les sujets ont bien été documentés durant la tenue de la réunion, le procès-verbal sera rédigé rapidement. Vous devriez vous y attarder rapidement pour ne pas oublier les informations importantes et fraiches à votre mémoire. Idéalement dans un délai de 24 à 48h.

Le procès-verbal doit inclure ces éléments :

• La date, le lieu de la rencontre et l’heure de début et fin de la réunion
• Le nom des membres présents
• Un résumé de chaque sujet couvert
• Les résolutions soumises au vote
• Les actions et tâches qui ont été assignées
• Les décisions prises
• Le résultat des votes
• Joindre les documents nécessaires

N’oubliez pas de consigner les sujets qui n’ont pas été abordés durant le CA dans un registre des sujets par exemple.

À la réunion suivante, le PV peut donc être approuvé par tous les membres. Vous pourriez même utiliser un outil de gestion de réunions du CA pour centraliser tous vos PV dans un répertoire.

Pourquoi devriez-vous utiliser un logiciel de gestion du conseil d’administration?

Beeboard est l’outil par excellence pour vos conseils d’administration, car il répondra à vos besoins de sécurité, mais surtout de gouvernance.

Beeboard est une solution qui a été pensé afin d’alléger vos tâches administratives reliées à l’ensemble du processus de la gestion du conseil d’administration. En savoir plus sur Beeboard >