La majorité des conseils d’administration ont déjà une procédure mise en place et la plupart fonctionnent toujours avec des documents papier.
Changer une méthode qui est déjà bien établie et convaincre de modifier certaines habitudes n’est pas facile. Beaucoup de réticences et de contraintes peuvent freiner l’enclenchement d’une transformation numérique.
Si vous êtes responsable d’un conseil d’administration et que vous lisez cet article, vous savez très bien qu’il y a majoritairement des bienfaits à numériser le processus complet d’un C.A. Et vous savez aussi que de persuader d’un changement peut parfois être une mission ardue.
Pour vous guider, voici 7 stratégies pour convaincre votre C.A. d’une transformation numérique:
- Comprendre les réticences de numériser un C.A.
- Connaître les avantages de numériser son C.A.
- Compiler des statistiques au bienfait de la transformation numérique
- Choisir un logiciel qui répond bien aux besoins
- Calculer le RSI de l’outil de gestion de votre C.A.
- Bien présenter le logiciel à votre conseil d’administration
- Encourager les petits changements et être patient
- Besoin d’aide?
1. Comprendre les réticences de numériser un C.A.
La première étape est de comprendre les facteurs qui qui pourraient être un frein à ce changement dans votre conseil d’administration. Ainsi, vous saurez mieux comment vous diriger avec vos arguments.
La réticence au changement
C’est un facteur tout à fait normal. Lorsque l’on est habitué à certaines méthodes, c’est plus difficile de voir le bienfait de changer la recette.
De plus, la réticence au changement est souvent reliée à la peur de l’échec, dans le cas présent ça pourrait être le fait de devoir apprendre un nouveau logiciel. C’est pourquoi il est important de miser sur les avantages d’un nouvel outil, mais aussi d’assurer beaucoup de soutien.
Vous pouvez contrer la réticence au changement en tenant compte de ces 3 conditions:
- Les bénéfices personnels: l’outil possède un ou plusieurs avantages personnels significatifs et représente une valeur ajoutée par rapport à l’état actuel pour les membres de votre C.A. Par exemple, l’outil de gestion de réunions fait gagner beaucoup de temps dans la préparation de l’ordre du jour autant que dans la préparation à la réunion que la rédaction de du procès-verbal.
- Les avantages globaux: le changement en question respecte les valeurs et objectifs de l’organisation. Cette condition sert à comprendre le « big picture » et la grande raison pourquoi votre conseil d’administration déciderait d’une transition numérique. Dans le cas qui nous concerne, on pourrait dire que l’implantation d’un nouvel outil de réunions permet aux administrateurs de garder une mémoire organisationnelle et de documenter facilement la gouvernance de l’organisation.
- La simplicité: votre C.A. doit d’être en mesure de voir la simplicité de ce changement autant dans leur implication que dans la mise en oeuvre. De plus, une période d’essai est nécessaire à l’acceptation du changement et l’expérience pour les personnes impliquées. Vous pourriez même faire une réunion avec tous les membres pour présenter et essayer l’outil.
L’implantation semble complexe
Ce facteur est aussi très récurrent lorsque l’on convint que d’implanter un logiciel serait une bonne idée. C’est donc important d’avoir un plan du processus d’implantation claire et accessible lorsque l’on présente un outil.
De plus, implanter un outil est simple lorsque l’on désigne des personnes internes et emplois les bonnes méthodes pour y arriver. Bref, c’est beaucoup plus convaincant quand le processus d’implantation semble simple et facile.
Les inquiétudes et les craintes
Lorsque l’on ne connaît pas les raisons à utiliser une nouvelle méthode ou que l’on n’a aucun portrait du logiciel, ce n’est pas encourageant de faire ce changement.
Il est alors important d’être clair dans ce que l’outil a à apporter à votre C.A., et ce, sur toutes les facettes. Soyez transparent avec le plan de votre projet et soyez prêt à répondre aux questionnements possibles.
Les contraintes de la mise en place
Bien sûr, d’autres facteurs peuvent entrer en jeux dans le but de convaincre votre C.A. Par exemple le budget ou le temps accordé pour ce projet.
«Le manque de temps (à 54 %), coût de l’investissement (à 49 %), complexité de mise en œuvre (à 39 %) ou manque de formation (à 36 %) sont cités et perçus comme des freins évidents à la mise en place d’une stratégie numérique au sein des sociétés.»
– France Num: Sondage
Si c’est votre cas, est-ce qu’il y aurait une solution qui vous permettrait de respecter les contraintes de temps ou d’argent afin de répondre à vos besoins?
Dressez la liste de vos contraintes plus précisément et inscrivez la liste des solutions afin qu’elles ne soient plus des obstacles.
Voici quelques pistes de solutions selon la contrainte observée:
- Le manque de temps: Est-ce qu’une personne peut-être désignée pour y consacrer son attention? Est-ce que le projet peut avoir une échéance plus éloignée et avec des blocs planifiés à l’horaire?
- Le coût de l’investissement: Est-ce que je peux choisir un logiciel qui est plus abordable ou un forfait minimal pour commencer? Débuter avec un forfait de base ou moins onéreux fera moins peur d’investir à votre C.A. Il s’apercevra des bénéfices en l’utilisant et ce faisant, sera plus convaincu d’y accorder un budget à long terme.
- La complexité de la mise en oeuvre: Est-ce qu’une équipe dans votre organisation peut être responsable d’implanter l’outil et utiliser le produit? Est-ce que je peux me servir des ressources telles que la base de connaissances et vidéo ainsi que de l’équipe du soutien technique de l’outil de gestion de réunions en question? Est-ce que certaines fonctionnalités ou méthodes utilisées peuvent être modifiées et adaptées?
- Le manque de formation: Est-ce qu’une personne et mieux encore deux personnes peuvent être désignée de super utilisateurs afin de bien conserver la connaissance? Est-ce qu’une démo personnalisée ou un accompagnement peut être une solution?
2. Connaître les avantages de la transformation numérique de son C.A.
Vous savez déjà, les avantages de numériser le processus complet d’un conseil d’administration sont très importants à démontrer lorsque l’on veut persuader les administrateurs d’un conseil d’administration d’adopter un changement.
Nous vous invitons à faire la liste des avantages à petite et grande échelle. Voici quelques exemples:
- Réduction du papier: valeur environnementale et économique
- Centralisation des documents: aucun document égaré comme avec le papier et un système de recherche plus efficient
- Accessibilité pour tous les membres: une meilleure communication au sein de votre C.A.
- Sécurité optimisée: fini les erreurs d’emails qui peuvent être un risque important
- Augmentation de la cybersécurité: les échanges de documents par email sont un risque et avec un outil de gestion de réunions, vous les centralisez comme dans un coffre-fort
- Structure et simplifie le processus complet: une meilleure gouvernance
- Économie de temps: la préparation du C.A. est plus simple et efficace
- Optimise vos réunions: une prise de décisions alignées aux objectifs de votre organisation
N’hésitez pas à explorer en détail quelques logiciels de gestion du conseil d’administration afin de répondre spécifiquement à des problématiques de votre C.A. et de votre organisation.
Une solution de gestion de réunions pour C.A. devrait être sécuritaire et avoir des fonctions précises comme le registre des décisions pour compiler les résultats de vos résolutions. Un ordre du jour modifiable en temps réel avec un mode secrétaire pour des notes privées, c’est une option très bénéfique pour un C.A.
3. Compiler des statistiques au bienfait de la transformation numérique
Les faits peuvent aussi aider à convaincre votre C.A., de dire oui à une transformation plus technologique. Parfois, les chiffres peuvent être encore plus démonstratifs et frappants de ce que ce changement peut apporter.
Lorsque vos conseils d’administration sont numérisés, vous sauvez 80% du temps de rédaction du procès-verbal en utilisant une solution comme Beenote.
Depuis 2021, une majorité de 71 % des associations et des organismes à but non lucratif ont implanté de nouvelles technologies afin de surmonter des difficultés, atteindre leurs objectifs et prospérer. (Voir l’article sur ce cas)
L’accélération de l’ère numérique se fait sentir. Selon cette étude, 77 % des entreprises soulignent que le numérique participe à leur croissance.
La cybersécurité est aussi un point important à mentionner. Le nombre d’infractions par email est hallucinant. Cela renforcit le fait qu’il peut être même essentiel d’avoir une solution de gestion pour votre C.A. qui centralise et sécurise tous vos documents.
94 % de tous les logiciels malveillants sont livrés par email – Website Rating
4. Choisir un logiciel qui répond bien aux besoins
Bien sûr, la base pour avoir des arguments convaincants est de choisir le bon logiciel. Sélectionnez un produit dont vous avez bien étudié et choisi en fonction des besoins de votre organisation.
C’est d’une évidence, mais c’est tout même digne de mention. Si l’outil n’est déjà pas à la hauteur, votre énergie et vos stratégies seront en vain.
Nous avons justement un article pour vous: comment bien choisir un logiciel de gestion de réunion pour votre conseil d’administration? Cet article vous aidera à faire un choix éclairé avant la présentation à votre C.A.
5. Calculer le RSI de l’outil de gestion de votre C.A.
Comme nous avions mentionné plutôt, une des contraintes que l’on peut faire face est le budget accordé pour un outil technologique. Ceci est un facteur assez important.
C’est pourquoi calculer le retour sur investissement (RSI) ou ROI (Return on investment) peut faire pencher la balance. Si votre outil de gestion de C.A., fait diminuer le papier, donc les coûts administratifs, en plus d’augmenter la productivité de tout le processus, c’est l’organisation qui en bénéficie.
Il est intéressant de connaître un approximatif RSI pour reconnaître ses bénéfices, mais aussi pour suivre son rendement dans le temps lorsqu’il sera implanté. Faites le calcul maintenant >
6. Bien présenter le logiciel
Une fois que vous avez un portrait de votre logiciel avec tous ses avantages ainsi que vos arguments, il est temps de la mise en pratique en présentant le logiciel.
Vous pouvez organiser une réunion ou en faire un point de discussion à votre prochain ordre du jour afin de présenter formellement votre projet avec ce que nous avons mentionné plutôt:
- Avoir des arguments prêts étroitement en lien avec les réticences
- Prouver que cette solution respecte les contraintes
- Nommer les avantages et bénéfices à petite et grande échelle
- Apporter des faits convaincants avec des chiffres et le RSI
- Soyez transparent avec le futur processus d’implantation
- Démontrer l’outil en détail sans trop vous éterniser
Pour en savoir plus sur la partie de présentation d’un nouveau logiciel de gestion de réunions, nous avons aussi un article pour vous aider jusqu’à son implantation.
7. Encourager les petits changements et être patient
Garder en tête qu’une approche positive est un bon ingrédient dans la transformation numérique. Si pour une raison quelconque votre projet est trop ambitieux, commencer par un logiciel plus abordable.
Ou encore, numériser vos réunions d’équipe qui pourra servir de cobaye pour ensuite faire la transformation vers votre gouvernance.
Pendant ce temps, vous pourriez avoir des formations et l’accompagnement personnalisé à intervalle régulier pour rassurer l’équipe. Si cela est une réussite, c’est assez convaincant d’uniformiser le processus à toute l’organisation.
Les dernières années ont changé le portrait corporatif et accéléré la transformation numérique. Beaucoup d’organisations ont déjà fait le changement complet et d’autre avance par étape. Somme tout, ils voient les nombreux avantages et la richesse qu’ils en retirent.
Si c’est l’un de vos objectifs professionnels, soyez patient. C’est une question de temps!
Besoin d’aide?
Si vous êtes à la recherche d’un logiciel de gestion de réunions pour conseil d’administration qui est simple d’implantation et d’utilisation en plus d’être abordable, Beeboard est votre solution. De plus, vous pouvez faire l’essai gratuitement pendant 30 jours afin de bien présenter l’outil à votre C.A.
Nous offrons une page d’aide en ligne et des démos personnalisées pour que vous puissiez voir notre outil en action et découvrir en détail ce qu’il peut apporter à vos membres du C.A.
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Passionnée de création de contenu sur le web et rédactrice chez Beenote, sa première motivation est de créer du contenu qui peut guider les organisations voulant optimiser leurs réunions et conseils d’administration. Donner des ressources pratiques pour inspirer les entreprises à adopter de meilleures pratiques pour devenir des pros de réunion. Fini la perte de temps!
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