Cet article original provient de www.meeteor.com et est une traduction libre de How Do I Get My Team to Prepare for a Meeting?
Meeteor aide les individus et les équipes à prospérer au travail en mettant l’accent sur la création d’une culture de réunions productives.
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Les responsables de réunions savent qu’il peut être difficile de faire en sorte que leurs collaborateurs se préparent à une réunion. Il n’est donc pas surprenant qu’avec un emploi du temps chargé et 62 réunions par mois, la préparation des réunions soit réduite à sa plus simple expression. Quoi d’autre pourrait décourager les gens de prendre du temps pour préparer une réunion ?
- Le travail préparatoire n’est généralement pas abordé lors de la réunion.
- L’équipe examine le travail préliminaire en groupe pendant la réunion.
- Le responsable de la réunion envoie le travail préliminaire trop tard.
- Il y a trop de travail préliminaire ou le contenu est dense et peu attrayant.
- Les informations préalables sont enfouies dans les courriers électroniques ou les flux de discussion.
- Les autres priorités des gens éclipsent celle-ci.
Si la valeur de la préparation d’une réunion n’est pas clair et qu’il n’y a pas de conséquences à ne pas le faire, le pré travail tombera naturellement dans la liste des non prioritaire des gens. Si ceux qui le font finissent par avoir l’impression d’avoir perdu leur temps, le cycle se perpétue. Cela est particulièrement vrai lorsque le travail préliminaire est examiné en détail pendant la réunion pour rattraper le retard des autres.
7 stratégies pour amener vos collègues à se préparer pour une réunion
Si vous êtes un animateur ou un participant à une réunion, frustré par un manque d’engagement collectif pour mener à bien le travail préparatoire à la réunion, vous n’êtes pas seul. Voici sept approches que vous pouvez essayer avec vos équipes et vos clients. Vous n’êtes pas obligé de toutes les adopter. Essayez-en quelques-unes et voyez ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe ou votre contexte organisationnel.
1. Soyez précis et donnez des détails clair
Fournissez (ou demandez) des instructions claires pour le travail préparatoire. Notamment sur la durée du travail préparatoire et sur ce que vous voulez que les participants fassent avec le matériel. Doivent-ils se préparer à partager leurs réflexions ou à répondre à une question spécifique ? Par exemple:
- Lisez le document ci-joint et préparez-vous à partager vos réflexions et la façon dont cela influencera vos prochaines étapes.
- Examinez les documents ci-joints et réfléchissez à ce qui manque à cette proposition.
Lorsque vous donnez des instructions spécifiques, les gens comprennent la façon dont le travail préalable aidera la réunion à atteindre les résultats souhaités. Cela réduit également la tendance humaine à retarder l’exécution de travaux qui ne sont pas clairs.
2. Envoyer un rappel avant la réunion
Veillez à donner aux gens suffisamment de temps pour préparer une réunion. Envoyez le travail préliminaire avec l’ordre du jour au moins 24 heures avant la réunion. Si vous envoyez le document préliminaire trop longtemps à l’avance, attendez-vous à ce que certaines personnes l’oublient. Essayez d’envoyer à nouveau un courriel de rappel avec les instructions et les pièces jointes quelques heures avant la réunion. Cette action permet de faire revenir le travail préliminaire à l’esprit des gens et de rendre les documents de travail rapidement accessibles.
3. Rendre le processus de préparation accessible et attrayant
Compléter ou remplacer des paragraphes de texte par des puces, des images et/ou des graphiques pour rendre le contenu plus attrayant. Envisagez d’envoyer un message vocal ou même une vidéo si ces formats sont mieux adaptés au contenu. Le ton et l’inflexion de votre voix peuvent faciliter et accélérer l’explication des nuances d’une situation complexe.
Soyez attentif au temps nécessaire à la réalisation du travail préliminaire. Plus il y en a, moins il y a de chances que les gens prennent le temps de le faire.
En général, 5 à 10 minutes de préparation par 30 minutes de réunion sont acceptables.
4. Faites en sorte qu’il soit normal de prévoir du temps dans votre calendrier pour effectuer les travaux préliminaires
Lorsque vous recevez une invitation à une réunion avec pré travail, bloquez immédiatement du temps dans votre calendrier pour que ce soit fait dans ls jours ou heures qui précèdent la réunion. L’idée est de réserver le temps du travail de préparation dans votre calendrier comme s’il s’agissait d’une réunion. De cette façon, vous avez un rappel visuel de le faire – vous le verrez sur le calendrier – et vous éviterez de manquer de temps. Vous pouvez également suggérer cette pratique à vos collègues.
5. Renseigner un participant crucial à la réunion sur le travail préparatoire
Il arrive parfois que tout le monde ait terminé le travail préliminaire sauf un décideur clé. Vous devez donc continuer à diriger la réunion comme si personne ne l’avait fait. C’est une situation très frustrante.
Pour éviter cela, demandez-vous si une personne en particulier, par exemple un haut responsable, doit préparer une réunion à l’avance pour que celle-ci soit réussie. Prévoyez ensuite une réunion de 5 à 10 minutes avec lui pour faire le point sur le travail effectué. Vous pouvez soit présenter le contenu, soit parcourir le travail préliminaire en vous guidant sur les documents. Vous pouvez également envoyer un rappel personnel sur l’importance du travail préliminaire et sur l’impact qu’il aura sur l’efficacité de la réunion.
6. Susciter l’adhésion à l’importance de la réalisation des travaux préliminaires
Si le fait de ne pas préparer une réunion est un problème pour l’ensemble de votre équipe, parlez-en lors d’une réunion. Expliquez comment le fait de faire des travaux préparatoires à l’avance aidera le groupe à utiliser au mieux le temps de réunion. Demandez à chaque personne de respecter le temps du groupe en s’engageant à faire le prétravail avant la réunion. Parfois, le simple fait d’attirer l’attention sur le problème incitera les gens à modifier leur comportement, surtout s’ils s’y sont engagés publiquement.
Lorsqu’il est clair que les participants font le travail préparatoire, félicitez-les pour leurs efforts et notez comment cela a permis de rendre la réunion plus productive.
7. Si aucune de ces stratégies ne correspond à la culture de votre organisation, prévoyez du temps lors de la réunion pour effectuer le travail préliminaire
Il s’agit d’une approche de dernier recours. Si vous ne pouvez pas faire en sorte que les gens se préparent à l’avance, prévoyez des réunions plus longues et utilisez les 5 à 10 premières minutes pour que les gens puissent lire tranquillement et réfléchir au prétravail. Utilisez des documents écrits ou vidéo plutôt que de présenter le prétravail comme contenu pendant la réunion car :
- Vous pouvez contrôler exactement ce qui est inclus et comment il est présenté. Lorsque vous présentez en direct, vous risquez de manquer quelques points ou d’expliquer la question en utilisant un langage qui n’est pas idéal.
- Le temps de consommation du contenu est contrôlé. Il est facile de présenter trop longtemps. Si les gens lisent un document ou regardent une vidéo, le temps est automatiquement limité.
Cette stratégie a été couronnée de succès dans des entreprises très en vue comme Amazon et LinkedIn.
Le travail préparatoire peut améliorer la qualité de la conversation de votre réunion
Influencer les membres de l’équipe pour qu’ils se préparent à une réunion est une stratégie importante pour que les réunions productives fassent partie de la culture de l’entreprise. Avec le temps, les collègues en viendront à apprécier l’importance du travail préparatoire et à être plus cohérents dans la préparation de leurs réunions.
Quelles sont les stratégies qui ont été couronnées de succès dans votre organisation pour la réalisation du prétravail ? Faites-nous savoir comment fonctionne votre équipe !
Mamie Kanfer Stewart est la fondatrice et PDG de Meeteor, auteur de Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings. Elle adore aider les équipes à optimiser leur temps et atteindre leurs objectifs. Mamie collabore au blog de Beenote afin d’aider les équipes de travail à améliorer leurs pratiques de réunion.
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