Comment faire une to-do liste efficace?

Bénéfices de faire une to-do liste

Le but principal de faire une to-do liste est d’alléger le mental, nous rassurer dans tout ce qu’on doit accomplir. C’est de mettre par écrit des tâches que nous ne voulons pas oublier, mais avant tout, de diminuer le stress.

C’est évidemment un bon moyen de ne pas oublier les dates d’échéances tout en ayant une vue d’ensemble de la charge de travail et/ou du projet. Certains diront peut-être que ça prend du temps de planifier sa to-do liste, mais vous serez plus que gagnant à le faire. Votre liste est là pour offrir une structure rapidement consultable. Vous serez donc plus productif.

Principal défaut de la to-do liste

Vous pouvez facilement vous retrouver à toujours modifier votre to-do liste, car la vie n’est pas qu’un fleuve tranquille. Le projet sur lequel vous travaillez peut être reporté ou votre collègue est gravement malade et certaines de ses tâches vous sont déléguées. Peu importe la raison, il est facile de s’y perdre. Vous devrez être rigoureux dans la gestion de votre to-do liste.

4 Conseils pratiques pour une to-do liste efficace

Vos tâches consistent en quoi précisément? Notez tout!

Les premières journées ou semaines, vous pourriez inscrire tout ce que vous faites dans votre journée, et ce, dans les moindres détails. En faisant cet exercice, vous découvrirez peut-être certains comportements qui vous font défaut:

• Le temps alloué aux activités inutiles: vous regardez des vidéos YouTube sur le temps de travail, vous discutez trop longuement au téléphone avec un client, vous faites du présentéisme, etc.
• Vous êtes souvent aux premières loges pour les « small talk ».
• Vous en avez trop sur la planche: regardez la possibilité de déléguer des tâches voir même des dossiers dont vous n’êtes pas en mesure de réaliser dans un court délai.

Vous comprendrez donc comment se déroulent vos journées et vous serez en mesure de vous améliorer plus adéquatement.

Estimer le temps de réalisation à la hausse

En estimant le temps de réalisation d’une tâche, vos journées seront plus productives. Je vous suggère également d’indiquer le maximum de temps que vous pensez que cette tâche vous prendra. Vaut mieux en mettre plus que pas assez. Vous aurez l’impression d’être moins pressé par le temps et/ou de ne pas être en retard sur votre échéancier.

Système de rappel et de notifications

Outre que de faire votre to-do liste, il est important de la réaliser dans les temps. En utilisant votre agenda ou un outil de gestion de tâches, vous pouvez utiliser le système de rappel ou de notification afin d’être avisé des échéances, et ce, sur vos différents outils technologiques.

Selon votre rythme circadien

L’ordre dans lequel vous accomplissez vos tâches est important. Vous êtes plus concentré le matin? Alors, débutez votre journée avec les tâches plus ardues ou créatives et terminez-la avec des tâches de moins longue durée, plus répétitives. Il est important de suivre son rythme circadien!

8 Suggestions de classement de votre to-do liste

Faites des listes par priorités

Une liste de tâches par priorité s’établit selon la date d’échéance, mais également selon les tâches les plus urgentes et importantes. Bien entendu, la priorité est toujours à revoir au fur et à mesure de la réalisation des tâches.

En accomplissant ces tâches en premier, vous serez en mesure de bien faire le travail, d’y arriver à temps et d’être moins stressé.

Votre liste de priorité peut s’appuyer sur un code de couleur ou de numérotation. (1 étant le plus urgent par exemple)

Une to-do liste classée par période de temps

À faire rapidement (urgent): Maximum de 5 tâches et débutez par celle qui est la plus urgente. Cette liste doit être revue chaque jour.

Dès que possible (important, mais pas urgent): Pas plus de 20, sinon vous priorisez et vous mettez ces tâches dans À faire plus tard. Vous piochez dans cette liste dès que votre liste d’urgent est faite.

À faire plus tard (peut attendre): Mettre tout ce qui doit être fait, des idées de projets, etc. À revoir 1 fois par semaine ou plus, c’est selon.

Par type de tâche

Vous pourriez également regrouper vos tâches par similitude afin de maximiser votre journée et réservez des blocs de temps.

• tous vos appels au même moment
• les tâches administratives
• les tâches qui demandent plus de concentration telle la rédaction
• les tâches de planification

La to-do liste de la journée

Cette liste est préparée selon la priorité du moment et elle est faite la veille ou le matin, en fonction de votre horaire de la journée. Ceci permet d’organiser votre temps de façon optimale.

Si vous le voulez, vous pouvez indiquer un estimer de temps à vos tâches et indiquer le temps réel lorsque celle-ci est terminée. Avec de la pratique, vous serez en mesure d’estimer plus réellement les tâches que vous pourrez faire dans votre journée. Évidemment, il y a aura toujours des réunions non prévues, des tâches à modifier ou à ajouter en cour de route. Mais vous serez en mesure d’y faire face plus efficacement.

La to-do liste de la journée est en perpétuelle modification et ce que vous n’avez pas eu le temps d’accomplir dans votre journée devrait se retrouver, en théorie, dans votre liste du lendemain.

Les tâches les plus désagréables en premier

Nous sommes habituellement plus en forme le matin, il pourrait être intéressant de débuter votre journée de boulot avec ce qu’il vous déplaît de faire. Ainsi, vous terminerez la journée sur une note plus joyeuse, avec les tâches que vous vous sentez plus à l’aise de réaliser et surtout que vous aimez faire!

La to-do liste Kanban

Cette manière de procéder, utilisée entre autres dans les scrums, organise les tâches en colonnes, sous forme de tableau tel Trello, dans la logique suivante:

À faire(plusieurs tâches) – En cours (1 tâche) – Terminé (plusieurs)

La matrice d’Eisenhower

Je vous suggère tout d’abord d’écrire toutes vos tâches, même les plus banales sur une feuille. Ensuite, vous devrez les prioriser en suivant les 4 conditions suivantes:

1. Urgent et important: les tâches que vous devez faire immédiatement (échéances, problèmes, gestion de crises)
2. Important, mais pas urgent (à faire plus tard): les tâches qui n’ont pas d’échéancier urgent, mais qui sont très importantes pour vous aider à atteindre vos objectifs.
3. Urgent, mais pas important: les tâches que vous devriez déléguer à quelqu’un d’autre. Ce sont des tâches urgentes qui requièrent toute votre attention, mais qui ne vous aide pas à atteindre vos objectifs.
4. Pas urgent et pas important: ce sont les tâches que vous devriez éliminer.

Organiser vos tâches en projets

Écrivez les tâches globales de votre projet et ensuite fragmentez-les. Vous aurez l’impression de compléter plus rapidement votre projet et il sera plus facile d’en faire le suivi que d’y aller globalement. Vous pourriez avoir plusieurs listes qui pourraient représenter des dossiers avec des sous-dossiers.

L’idéal pour faire le suivi des tâches de gestion de projet serait le diagramme de Gantt.

Comment faire le suivi de vos tâches au travail? Les outils indispensables.

Votre agenda

Vous préférez tout inscrire dans votre agenda? Je vous suggère d’indiquer seulement les tâches qui doivent être faites à une date et/ou heure fixe.

Exemple: Donner une formation sur Excel à mon collègue Daniel.

Ne faites pas l’erreur d’indiquer toutes vos tâches directement dans votre agenda, vous passerez plus de temps à gérer votre agenda que de les réaliser, car les imprévues arrivent plus souvent qu’on pense!

Votre allié: Un gestionnaire de tâches

Le gestionnaire de tâches fonctionne conjointement, il se synchronise avec votre calendrier tel que Google Agenda ou calendrier Microsoft Outlook.

Tandis que votre agenda permet de réserver une plage horaire pour les réunions, vos rencontres, formations, le gestionnaire de tâches liste toutes vos tâches. Vous pourrez les gérer à partir de cet outil pour une plus grande flexibilité. Il permet également de déterminer la priorité, le statut, de suivre le temps d’accomplissement de la tâche ou projet, pour une efficacité augmentée.

Une multitude d’outils existent sur le marché (ntask, Flowlu) et qui utilisent des modèles différents, des plus simples au plus complexes, dépendant de vos besoins. De plus, l’utilisation d’un outil de gestion de tâches offert en version web (ordinateur et smartphone) permet de toujours avoir sa liste avec soi. Utile quand on a une idée qu’on ne veut pas oublier.

Si vous avez beaucoup de réunions, vous savez qu’il peut être ardu de suivre toutes les tâches qui ont été assignées en réunion et particulièrement quand on gère une équipe de travail. Vous devez les consigner dans votre gestionnaire de tâches à la suite de vos réunions. Mais si vous utilisiez un outil à cet effet, dont Beenote pourrait être votre solution clé, la gestion des tâches reliée aux réunions, devient un jeu d’enfant.  Vous pourrez enfin suivre efficacement l’état d’avancement des tâches de votre équipe.

En mode traditionnel

Pour les moins technos, notez sur une feuille de papier, bloc-notes (Google Keep) ou une feuille Excel peut toujours faire l’affaire. L’important c’est d’être à l’aise avec ce qu’on choisit et de s’y retrouver rapidement. On ne voudrait pas se retrouver à gérer des listes de liste de liste…

5 Éléments à retenir pour faire une to-do liste exceptionnelle

• Notez les principales actions et non tous les détails
• Indiquez les tâches concrètement par un verbe d’action: Rédiger le plan de l’ordre du jour.
• Doit être précis: Écrire l’ordre du jour devient Déterminer les sujets à l’ordre du jour de la réunion du C.A.
• Tâche rapide qui demande peu de temps de réalisation. (moins de 60 minutes). Vous pourriez même utiliser la méthode Pomodoro.
• Fragmentez les longues tâches: donne l’impression de réaliser plus rapidement la tâche:
  • rédiger l’ordre du jour devient:
    • déterminer les sujets
    • déterminer le responsable des sujets
    • rédiger les sujets qui m’appartiennent et délégué les autres
    • joindre les documents
    • rédiger l’invitation à la réunion
    • envoyer l’invitation de réunion

La to-do liste évolue au fil du temps, elle est flexible. Une to-do liste ça se planifie pour que vous soyez enfin efficace et productif au travail. N’oubliez pas d’inclure cette planification à votre agenda!

Dernier point à retenir, mais non le moindre: il est important de rayer les éléments de votre to-do liste, ça permet de visualiser l’avancement de votre journée. En plus, c’est votre petit moment personnel de gratification! Vous avez travaillé tellement fort à planifier cette to-do liste! Bonne continuité.