Il existe des trucs fort simples afin de s’assurer d’avoir des réunions plus efficaces. Que ce soit pour vos réunions d’équipe, de gestion de projet ou de résolution de problème, il y a une base importante à connaitre pour une organisation optimale.
1. Inviter les bonnes personnes
Le premier truc, que je crois l’un des plus importants, est d’inviter les bonnes personnes.
Ce choix doit être basé sur le sujet de la réunion et l’objectif visé. Que ce soit, par exemple, une réunion de brassage d’idée (brainstorming), d’évaluation, de suivi, de gestion des livrables, etc.
Les intervenants ne peuvent être les mêmes. Il faut surtout s’assurer d’avoir les bonnes personnes en relation avec l’objectif de la réunion. Ceci est essentiel pour des réunions plus efficaces.
Une personne qui ne devrait pas être présente ne fait que lui faire perdre son temps et potentiellement nuire à la réunion.
2. Créer un ordre du jour de la réunion
Maintenant que vous avez déterminez les bonnes personnes qui participerons à la réuion, il faut leur fournir un ordre du jour.
Ce document est très important pour s’assurer de suivre tous les points à discuter. L’ordre du jour est le squelette de la réunion!
Ce que votre ordre du jour devrait contenir:
- Le ou les sujets couverts dans cette réunion
- Qui est responsable de chaque sujet question d’être prêt
- L’objectif attendu pour chaque point tel qu’informer, échanger, générer des idées, consulter ou décider
- Les documents importants en lien avec les sujets si le cas
Puis, l’ordre du jour doit être disponible à tous avant la réunion pour une meilleure préparation des participants.
3. Déterminer le temps alloué
Un autre truc simple pour tenir des réunions plus efficaces est de déterminer une durée par sujet.
La majorité des réunions est d’une heure et est suivie de très près de deux heures. Est-ce trop? Selon notre expérience, les réunions peuvent durer moins que le temps qu’on prévoyait y consacrer.
Comment y arriver?
Avec une meilleure planification en rédigeant un ordre du jour détaillé indiquant les sujets couverts, par qui et combien de temps lui est alloué à chacun de ces points.
4. Nommer un gardin du temps
Afin de s’assurer d’arriver dans le délai prévu, il faut nommer un gardien du temps.
Il pourra indiquer aux participants s’ils dépassent le temps qui leur est alloué pour leur partie. Le but n’est pas nécessairement de faire de la discipline, ce qu’aucun n’aime faire, mais de simplement informer les participants que le temps avance.
Si l’ensemble des participants sont en accord avec le fait que plus de temps soit accordé à ce point, alors on continue. On le fait cependant avec la connaissance de la situation.
5. Finaliser le compte rendu de la réunion
Une fois la réunion terminée, les participants s’attendent habituellement à recevoir un compte rendu qui indiquera les principaux points discutés.
Il doit inclure les notes ou sujets additionnels discutés durant la réunion. Il est surtout important d’inclure les décisions qui furent prises ainsi que les tâches attendues également.
Le compte rendu est un document essentiel qui devient une ressource pour votre équipe autant comme référence que pour la mise en pratique des tâches.
Des réunions plus efficaces
Ce sont cinq trucs de base qui vous permettront de mieux gérer vos réunions et ainsi valoriser les participants et augmenter le taux de réussite des projets impliqués.
Avec Beenote, vous pouvez couvrir ces cinq trucs avec aisance et conformité! Numériser vos réunions est beaucoup plus simple que d’utiliser plusieurs outils à la fois.
Vous pouvez rédiger rapidement votre propre ordre du jour avec un chronomètre par sujet ainsi qu’un compte rendu accessible à votre équipe. Votre ordre du jour est modifiable en temps réel afin d’y ajouter des décisions, des notes et des tâches.
Avec l’approche structurée de planification, d’exécution et de suivi des réunions, Beenote valorisera l’importance de votre rôle de leader de réunion tout en facilitant le travail.
Changez le monde, une réunion à la fois! ®
Entrepreneur en série avec plus de 25 ans d’expérience dans la gestion et la commercialisation de nouvelles technologies. Beenote, 1er portail de gestion de réunions sans papier pour les conseils d’administration, les comités et leurs équipes.
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