Les avis des experts sont sans équivoque: les réunions sont synonymes d’un labeur exaspérant pour une multitude de gestionnaires.
Indépendamment de votre milieu d’action, le concept d’une réunion interminable résonne en vous. La notion de perte de temps en réunion est donc un fait acquis, mais qu’en est-il pour la notion de coût réel $$$ de vos réunions? Combien vos réunions peuvent-elles coûter? Vous en avez qu’une brève idée?
Continuez votre lecture et vous serez en mesure de connaitre les chiffres et d’avoir des solutions facilement applicables pour économiser sur l’ensemble de vos réunions.
Vous retrouverez dans cet article:
- Comment calculer le coût d’une réunion?
- Le ROTI, un indicateur d’efficacité
- Valorisez une culture organisationnelle positive
- Pas d’ordre du jour = pas de réunion
- Définissez les rôles de chacun
- Invitez les bonnes personnes
- Respectez le temps alloué de la réunion
- Ne tolérez pas les retardataires
- Comment calculer le ROI?
Comment calculer le coût d’une réunion?
Pas de grandes formules à apprendre, Beenote vous offre une calculatrice vous permettant d’estimer le coût réel de vos réunions.
En Amérique du Nord, le coût moyen d’une réunion atteint 650$ US.
Continuez votre lecture jusqu’à la fin de cet article pour découvrir l’économie en temps en argent que vous obtiendrez en utilisant Beenote.
Le ROTI, un indicateur d’efficacité
Certains disent que le plus grand vol corporatif c’est celui de votre temps de travail et fait par des réunions qui apparaissent de façon inopinée dans votre calendrier.
Les notifications nous rendent tous fébriles: nous sommes saisis par leur apparition dans nos écrans. Lorsque ces dernières sont reliées à des événements, elles vous donnent le choix d’y assister, ou non. Plusieurs sont portés à penser qu’une invitation est davantage une obligation de présence.
Détrompez-vous ! Ce phénomène peut être nommé le MAS, le mindless accept syndrome, soit le syndrome d’acceptation désinvolte. Devrais-je réellement être présent ? Si vous en doutez, vous pouvez communiquer avec un collègue, consulter l’ordre du jour. Si vous êtes dispensables, déclinez ! Vous n’êtes pas à l’aise de le faire? Vous voulez savoir comment décliner une offre? Apprenez en plus sur le refus des invitations.
Si l’invitation ne contient pas d’ordre du jour, vous pouvez toujours répondre « peut-être » (dans les trois choix offerts dans votre agenda) et demander à la personne responsable de vous informer de ce qui sera discuté. Ceci vous aidera à déterminer si votre temps qui y sera investi sera rentable pour vous et pour l’organisation.
Regardons maintenant les solutions qui s’offrent à vous afin de rentabiliser les coûts de vos réunions, l’impact sur le temps qui y est investi.
Comment diminuer le coût de vos réunions?
Valorisez une culture organisationnelle positive
Cela va de soi! Or, de les appliquer est plus facile à dire qu’à faire. Cela commence par une culture organisationnelle qui valorise la réunion, qui la présente comme un moment de productivité, d’ouverture et d’interaction.
Pas d’ordre du jour = pas de réunion
Toute réunion mérite d’avoir un ordre du jour qui expose le ou les sujets qui devra être discuté lors de cette rencontre. Une telle approche permet, autant pour la personne qui invite d’avoir des participants qui seront informés et préparés, que ceux qui sont invités, de savoir ce qui est attendu et si effectivement leur temps investi sera le meilleur.
Définissez les rôles de chacun
Savoir ce qui est attendu de nous, permet de mieux nous préparer en amont. Donc, il devient important de définir les rôles initialement au début du processus de réunion. Ces rôles sont ceux du leader de la réunion, le responsable des notes ou de la gestion du temps et autres fonctions.
Invitez les bonnes personnes
Avoir les bonnes personnes autour de la table est une des principales bases pour une réunion efficace autant en coût $$$ qu’en temps.
Qui devrait couvrir ce sujet? Qui peut aider à prendre la bonne décision? Qui amènera les bons arguments? Voici les principaux critères pour déterminer qui devra être présent à cette réunion.
Vous y gagnerez en temps, en efficacité et surtout en qualité.
Respectez le temps alloué de la réunion
De la même façon, il faut considérer que le temps de tous est précieux ! La durée fixée à la réunion existe pour une raison, et ajouter ne serait-ce que 10 minutes à une réunion peut mener à une «écoeurite» des rencontres, une maladie qui ne se guérit pas aussi facilement qu’on puisse le croire.
Nous vous recommandons de déterminer le temps total de la réunion sur le cumul des temps alloué à chaque sujet au lieu du traditionnel 60 minutes. Déterminer le temps pour chaque sujet permet de mieux mesurer si on est en avance ou en retard durant la réunion.
Ne tolérez pas les retardataires
À cet effet, il est conseillé de ne pas tolérer les retards, de fermer la porte au début de la réunion puis de ne pas interrompre le fil des discussions pour les nouveaux arrivants.
Un outil de gestion des réunion tel que Beenote vous permet de rédiger le compte rendu qui permettra aux retardataires de pouvoir consulter le contenu qui a été couvert en leur absence, ce qui leur permettra d’être à jour avec l’ensemble des participants.
Comment calculer le ROI?
Vous avez décidé d’aller de l’avant et d’utiliser notre solution Beenote pour gérer vos réunions, excellente décision.
Mais vous vous demandez, car il y a toujours un mais, quel en est le coût? Et quel est votre gain au-delà d’avoir des réunions plus efficaces? Vous pouvez saisir quelques informations dans cette calculatrice pour vous aider à mieux valider l’impact d’une telle approche.
En conclusion
Bien entendu, l’application de toutes ces solutions énumérées ici-haut peut rendre vos réunions moins coûteuses. Mais mieux encore, l’achat d’une solution de gestion documentaire de réunion intuitive et efficace sera vite rentabilisé par le temps gagné en réunion.
Utilisez Beenote. En plus de rentabiliser rapidement le tout, vous allez ajouter jusqu’à 14 h/mois de temps à votre agenda.
Entrepreneur en série avec plus de 25 ans d’expérience dans la gestion et la commercialisation de nouvelles technologies. Beenote, 1er portail de gestion de réunions sans papier pour les conseils d’administration, les comités et leurs équipes.
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