Cet article original provient de www.meeteor.com et est une traduction libre de Do You Really Need those Recurring Meetings?
Meeteor aide les individus et les équipes à prospérer au travail en mettant l’accent sur la création d’une culture de réunions productives.
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Réunions hebdomadaires d’équipe, réunions quotidiennes debout, réunions d’examen trimestrielles, réunions mensuelles, réunions individuelles… La liste des réunions récurrentes qui remplissent le calendrier peut parfois sembler ridicule, surtout lorsque beaucoup de ces réunions sont totalement improductives. Alors pourquoi avons-nous autant de réunions récurrentes et sont-elles vraiment utiles? Décrivons les raisons de tenir des réunions récurrentes et comment repenser la vôtre.
Les réunions récurrentes ont pour but de créer des responsabilités
De nombreuses réunions récurrentes sont initialement établies comme une forme de responsabilité. Sans la réunion, il n’y aurait aucune impulsion pour l’action ou la responsabilité pour assurer l’accomplissement. Gretchen Rubin, auteur de The Four Tendencies, a découvert que les gens se répartissaient en quatre groupes lorsqu’il s’agit de répondre aux attentes. L’un d’eux s’appelle « Obiligers ». Rubin explique: «Les obligés répondent aux attentes extérieures, mais peinent à satisfaire les attentes qu’ils s’imposent.» Cela signifie qu’ils sont plus susceptibles de faire avancer les travaux lorsqu’ils ont un délai à respecter, comme une réunion d’équipe. Vous pouvez avoir cette tendance ou travailler avec quelqu’un qui en a.
Les réunions d’équipe conçues uniquement à des fins de suivi risquent davantage de ne pas être productives. Parfois, il semble que tout le monde rapporte au chef avec une interaction minimale entre les membres de l’équipe. Ces sessions prennent beaucoup de temps sans produire de résultats intéressants. Envisagez de remplacer ce type de réunion d’équipe par un tableau de bord ou un autre document de responsabilité collective. (Pour en savoir plus à ce sujet, consultez le chapitre 5 de notre livre Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings.) Plutôt que de réunir toute l’équipe pour un compte rendu, demandez à chaque personne de mettre à jour sa section du document en premier. Rencontrez ensuite chaque personne individuellement pendant 5 à 10 minutes pour examiner le rapport, poser des questions, y répondre, etc. Vous pouvez toujours passer environ une heure en tant que chef d’équipe, mais chaque membre de l’équipe ne contribuera qu’à 10 minutes.
Il n’y a pas que les obligés qui utilisent les réunions pour encourager la responsabilité. Lorsque vous décidez quoi faire parmi une longue liste de tâches, les travaux qui doivent être terminés pour une réunion sont souvent prioritaires. Cela peut sembler être un bon moyen de tenir les gens responsables de faire le travail. Cette approche comporte un risque: ces tâches sont-elles les plus importantes et les plus urgentes pour votre équipe? Pas nécessairement. La hiérarchisation devrait être basée sur une variété de composantes tels les objectifs de l’équipe et les priorités organisationnelles.
Les réunions périodiques créent des options
Une autre raison d’envoyer cette invitation d’agenda récurrente est de créer des options pour les réunions futures. Dans certaines organisations, les calendriers sont si chargés et compliqués que les projets sont ralentis simplement parce que l’équipe ne trouve pas le temps de se réunir. Pour les équipes de gestion de projets, une réunion permanente hebdomadaire ou bihebdomadaire crée l’élan nécessaire pour faire avancer rapidement un projet. Cela garantit la possibilité de poser des questions, de résoudre des problèmes, de prendre des décisions et de maintenir l’alignement.
Trop souvent, cependant, ces réunions deviennent des activités illimitées sans ordre du jour particulier. Les gens se présentent sans savoir ce qu’il faut discuter et sans aucune préparation. Soyez intentionnel sur ce que vous devez accomplir pour chaque réunion. Demandez à l’équipe de coécrire l’ordre du jour, soit à l’avance, soit au début de la réunion, en apportant des sujets ou des questions pour lesquels ils ont besoin de l’aide du groupe. S’il n’y a rien de particulier à aborder, annulez la réunion. Utilisez le calendrier comme ceci, en tenant l’heure au cas où vous auriez besoin d’une réunion.
Si une réunion périodique ne fonctionne pas pour vous, repensez-la, modifiez-la ou supprimez-la.
Optimiser les réunions récurrentes ponctuelles
Cela peut sembler un oxymoron, mais les réunions telles que les revues trimestrielles et les rencontres individuelles sont une sorte de réunion unique qui a lieu régulièrement et sert un objectif particulier. Contrairement à d’autres réunions récurrentes, elles sont uniques en ce sens qu’elles ont un ordre du jour fixe. La nature répétitive, cependant, peut évoluer dans un processus qui sera appliqué de mémoire, par cœur. Au lieu de cela, utilisez l’opportunité de la réunion répétitive pour expérimenter et affiner l’ordre du jour. Idéalement, ces réunions deviendront très efficaces et productives, car vous les aurez assimilées à la perfection.
À vous de jouer: repensez vos réunions récurrentes
Avant d’envoyer cette invitation à une réunion périodique, réfléchissez au type de réunion périodique dont il s’agit et si c’est l’approche idéale pour vous. Êtes-vous en train de planifier du temps afin d’avoir des options pour de futures réunions? Suivez-vous un processus de réunions récurrentes? Ces réunions pourraient-elles être remplacées par une autre forme de collaboration? Utilisez ces questions pour réfléchir aux réunions récurrentes déjà inscrites à votre calendrier.
À l’approche de chaque réunion, soyez intentionnel à propos de l’ordre du jour. Le fait qu’une réunion périodique figure dans votre calendrier ne signifie pas que vous devriez l’aborder avec des normes différentes de celles de toute autre réunion. Assurez-vous que chacun a un objectif et un ordre du jour clairs. Si une réunion périodique ne fonctionne pas pour vous, repensez-la, modifiez-la ou supprimez-la.
Quelles sont les réunions récurrentes sur votre calendrier? Comment pourriez-vous revoir le but de chacune et les redéfinir pour qu’ils soient plus efficaces? Comment avez-vous rendu vos réunions périodiques productives? Laissez un commentaire!
Mamie Kanfer Stewart est la fondatrice et PDG de Meeteor, auteur de Momentum: Creating Effective, Engaging and Enjoyable Meetings. Elle adore aider les équipes à optimiser leur temps et atteindre leurs objectifs. Mamie collabore au blog de Beenote afin d’aider les équipes de travail à améliorer leurs pratiques de réunion.
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