Réunion, un mot qui sonne si mauvais pour certaines personnes et pour d’autres, ça semble être l’événement principal de la journée. Il y a ceux qui se demandent simplement à quelles réunions ils seront invités et ceux qui ont besoin d’une réunion pour discuter de ce qu’ils devraient discuter à la prochaine réunion. Entre ces extrêmes, il y a ceux qui, silencieusement, se rendent à des réunions en espérant bien investir leur temps et d’avoir le suivi de ce qui a été discuté. Chanceux sont ceux qui réussissent à avoir des commentaires et un suivi de leurs réunions afin d’adapter leurs actions en fonction des décisions prises.
Il y a quelques années, je suis arrivé à la conclusion que l’art de la réunion est une chose importante que tout gestionnaire doit avoir dans sa boîte à outils et qu’il devrait l’utiliser pour atteindre ses objectifs. Et surtout, cet art n’est jamais enseigné à l’école, car tout le monde suppose qu’il sait comment ça fonctionne.
Nous avons tous des sentiments mitigés à propos de la réunion. Voici donc quelques chiffres afin de vous aider à mieux comprendre leur importance dans le processus quotidien de toute organisation et c’est dans les plus grandes entreprises que l’impact est majeur. Je reviendrai sur cet aspect plus tard, mais voici les données.
Les statistiques
Pendant une longue période, on a cru que le nombre de réunions quotidiennes en Amérique du Nord devait être d’environ 11 millions. La plupart des gens étaient en accord avec ces données. Cependant, une grande étude faite par Second Rise a révélé que ce nombre était obsolète et pas vraiment précis. Après avoir compilé plusieurs études et mis à jour le nombre d’employés qui travaillent actuellement, ils ont constaté qu’il devrait y avoir entre 35 et 50 millions de réunions par jour ! C’est beaucoup de rencontres et de temps investi sur quelque chose d’aussi important en milieu de travail et qui ne se déroule habituellement pas de façon adéquate.
Entre 35 et 50 millions de réunions ont lieu par jour
En complémentarité, une étude d’Ovum, basée sur une entrevue effectuée avec un grand nombre de gestionnaires, a constaté que le nombre de réunions à deux augmente chaque année et que, quotidiennement, ce type de réunion représente environ la moitié du nombre total de réunion. La plupart des réunions à deux ne sont généralement pas planifiées et sont malheureusement sans suivi.
D’un point de vue corporatif, les réunions sont importantes pour atteindre les objectifs et les buts fixés par l’entreprise. C’est le moment où les individus échangent, se défient entre eux et prennent des décisions pour que leur organisation atteigne les objectifs visés. Je ne vois pas comment nous pourrions avoir moins de réunions d’entreprise, alors nous devons faire en sorte que cela fonctionne mieux.
Mais quel est donc le lien entre les réunions, Steve Jobs, Marc Zuckerberg et Barack Obama ? Soyez patient, le lien viendra sous peu.
Nous avons tous entendu ou lu ceci: «Sitting is the new smoking» (traduit littéralement par: être assis c’est la nouvelle cigarette). Statistiquement, si vous comparez l’impact d’être assis 6 heures au lieu de 3 par jour, les hommes ont 48% et les femmes 94% plus de chance de mourir que ceux qui restent assis seulement 3 heures / jour. Cette étude sérieuse provient de la Société américaine du cancer et a été réalisée en 2010. Je suis tout à fait sûr que cela s’est davantage détérioré puisque la plupart des employés sont plus stressés et que le diabète est de plus en plus présent.
Le coût de l’assurance maladie est sur la table de tous. Les employés et les gestionnaires d’entreprises américaines et canadiennes craignent pour l’avenir, car il semble que les coûts de l’assurance semblent en constante augmentation. Principalement parce que la plupart des Nord-Américains ne font pas assez d’exercice et qu’ils sont de plus en plus stressés.
Mettez-vous en forme!
Chaque jour, nous avons plus de 20 millions de réunions avec un minimum de 4 participants. Nous avons l’habitude de tenir nos réunions autour d’une table de travail, car cela s’est toujours déroulé de cette façon. Au lieu de vous asseoir ensemble, allez marcher afin de vous mettre en forme et discutez de vos dossiers. Certains appellent ceci un «walk and talk», mais c’est plus que ça. On utilise les termes de walking meeting ou co-walking. The Surgeon General and the Dietary Guidelines for Americans 2015-2020 ont mentionné dans leur dernière publication que le co-walking est une pratique exemplaire sur le lieu de travail.
Le co-walking est une pratique exemplaire sur le lieu de travail.
Et Barack Obama, Steve Jobs et Mark Zuckerberg dans tout ça?
Barack Obama, Steve Jobs et Mark Zuckerberg sont des utilisateurs précoces des walking meetings. Ils ont compris que la réunion est une partie importante pour la croissance de l’organisation. Comme ils étaient tous très occupés la plupart du temps, tous les moments étaient bons pour eux d’avoir une réunion en marchant. Mais je pense surtout que ces hommes ont compris l’importance d’être en forme et qu’une promenade de 30 minutes augmente la créativité et stimule considérablement la performance. Ce n’est plus à prouver, ces hommes ont réussi à se surpasser en tant qu’individu, mais aussi en tant que directeur principal de leur organisation.
Impact du co-walking dans le milieu de travail
Nous pouvons facilement observer un impact direct sur le résultat financier de leur organisation et le fait d’avoir pratiqué le co-walking tout en maintenant leurs fonctions. Lorsque vous avez une réunion de moins de 4 personnes, et même si vous étiez 4, levez-vous et allez marcher. Faites une réunion marchée avec l’appli Beenote au lieu de prendre avec vous un bloc-notes et un stylo ou encore pire, rien. Prenez votre téléphone et commencez votre co-walking avec Beenote. Lors de votre co-walking, vous pouvez ajouter des sujets, des notes, des tâches et des décisions à votre ordre du jour en un simple clic.
Les principaux avantages du co-walking que nous voyons, c’est que vous marchez durant vos heures de travail (et vous êtes payés), que vous et vos collègues soyez plus dynamisés pour être plus performants par la suite.
Une fois de retour à votre bureau, notre outil vous facilitera la tâche afin de compléter rapidement le compte rendu, tâches et décisions et de le partager à vos collègues par un simple clic. Notre outil de gestion de réunion tout-en-un vous aidera également pour tous les types de réunions ainsi; vous et votre organisation; bénéficierez de cette approche.
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Entrepreneur en série avec plus de 25 ans d’expérience dans la gestion et la commercialisation de nouvelles technologies. Beenote, 1er portail de gestion de réunions sans papier pour les conseils d’administration, les comités et leurs équipes.
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