Si je vous demandais de lever la main pour m’indiquer si vous aimez vos réunions, j’aurais une ou deux personnes qui tenteraient timidement de lever leur bras. On se demande souvent quelles sont les raisons de se réunir ou à quoi sert cette réunion…Malheureusement, les réunions sont devenues le mouton noir du travail.
Actuellement, les réunions sont perçues comme improductives, monotones, répétitives, sans réel objectif et sans suivi. Ce n’est vraiment pas positif comme constat. Il est toutefois possible de renverser cette tendance et de comprendre pourquoi on en est arrivé à ce constat.
Mon expérience m’a permis de comprendre qu’un des principaux problèmes est que, à la base, les gens ne comprennent pas pourquoi ils se réunissent. On se dit qu’on doit tenir une réunion d’équipe toutes les semaines, mais on ne sait pas trop pourquoi. Sommes-nous devenus des automates de réunions?
Pourquoi tenir une réunion?
Les réunions sont au centre de nos opérations. Elles sont essentielles au bon déroulement des projets, des opérations d’un organisme et ce, dans le but d’atteindre les objectifs établis.
Celles-ci devraient être au centre de votre travail. Vous devriez tenir des réunions productives, qui sont en fait des occasions de favoriser les échanges entre les employés et l’avancement de vos projets.
D’ailleurs, elles sont aussi importantes lors de comité de direction ou conseil d’administration qui sont les fondements du bon fonctionnement d’une organisation. La communication est la clef de la réussite!
Les 5 raisons de se réunir
1. Partager de l’information
Fournir de l’information aux autres membres de notre équipe. Les réunions régulières de département en sont un exemple parfait. Comme leur but est de permettre l’échange d’informations, il est important d’avoir de l’information à communiquer avant d’inviter les gens à ce type de rencontre.
Essayez notre modèle d’ordre du jour de réunions d’informations pour gagner du temps et aller droit au but.
2. Établir des directives
Les réunions peuvent servir à établir des directives. Dans toutes organisations, il arrive des étapes où l’on se doit de prendre des décisions face à l’organisation d’un projet ou de tâches de travail. Les décisions qui sont prises par une majorité de participants restent de loin les meilleures décisions. Après tous, ce sont eux qui mettent les mains à la pâte.
Il est toutefois important de présenter les bonnes informations afin que des décisions éclairées puissent être prises pour le meilleur de votre équipe et votre projet.
3. Échanger des idées
Souvent utilisé dans les réunions de projet, elle permette les échanges, la génération d’idées (brainstorming) et la consultation. L’objectif ici est d’échanger et de maximiser le potentiel d’un groupe pour faire avancer un projet. Il faut éviter de faire des monologues et plutôt tirer profit de la valeur du groupe.
Essayez notre modèle d’ordre du jour de réunions de projet pour laisser plus d’espace aux échanges constructifs.
4. Discuter des stratégies opérationnelles
La réunion exécutive a pour objectif principal de réunir différents directeurs pour discuter des stratégies et des suivis entourant l’organisation qui sont ensuite approuvés par le conseil d’administration.
Plusieurs thèmes peuvent être abordés selon les départements et l’entreprise, mais ces réunions servent avant tout à faire le bilan des actions prises lors des précédents comités de direction.
Le comité de direction est la continuité des décisions prises par le conseil d’administration vers la mise en action auprès des différents départements d’une organisation.
Dans des structures plus petites, on pourra discuter des questions opérationnelles alors que les plus grosses seront surtout concernées par des questions stratégiques.
Essayez notre modèle d’ordre du jour de comité de direction pour une structure qui vous permet d’aller à l’essentiel.
5. Prendre des décisions dans un conseil d’administration
La réunion d’un conseil d’administration a pour objectif principal de réunir les membres pour prendre des décisions importantes d’un organisme. C’est par une approche structurée, mais simple, dans la planification, l’exécution et de leur suivi des réunions et des décisions prises qu’une bonne gouvernance peut se matérialiser.
Essayez notre modèle d’ordre du jour de conseil d’administration pour augmenter la collaboration des membres et la qualité de prise de décisions. Utilisez le avec Beeboard, la formule complète pour CA avec son mode secrétaire pour une prise de notes confidentielle ainsi que la fonction de vote et plus encore!
L’importance de l’objectif de vos réunions
Il est possible qu’une réunion ait plusieurs objectifs. Effectivement, on peut avoir un point d’information, prendre une décision sur un autre point et demander une consultation pour un autre, mais ce n’est pas une pratique courante. Mélanger les objectifs d’une réunion demande une plus grande planification, tant de la part du leader de la réunion que des participants.
Il est donc important de se demander quel est l’objectif que vous devriez viser pour définir l’ordre du jour et pour déterminer les personnes qui devront être invitées à cette rencontre.
Beenote vous offre toute cette flexibilité grâce à une approche simple de planification des réunions. Vous pouvez établir les objectifs pour chaque point, et ce, afin que les participants comprennent le pourquoi de la réunion et qu’ils puissent s’y préparer adéquatement. Des gens informés participent plus et mieux!
Entrepreneur en série avec plus de 25 ans d’expérience dans la gestion et la commercialisation de nouvelles technologies. Beenote, 1er portail de gestion de réunions sans papier pour les conseils d’administration, les comités et leurs équipes.
0 commentaires