Il n’est pas rare de voir des piles de papier combler le vide de certains de nos bureaux. Il devient ardu de chercher une information à travers tout ce brouhaha de feuilles. Quand s’ajoute à ceci, les ordres du jour à lire ainsi que les comptes rendus de réunions à conserver, il devient impossible de s’y retrouver.
Mais si vous utilisiez un outil de gestion de réunions tel que Beenote afin d’avoir des réunions utilisant moins de papier, voir même zéro papier? Qu’est-ce que cela pourrait vous apporter de plus qu’un bureau propre? Bien plus que vous ne le pensez! Si vous changiez vos habitudes et adoptiez de bonnes pratiques de réunion, voyons voir les répercussions positives que cela pourrait avoir sur votre travail, mais aussi sur l’ensemble de l’organisation.
1. Sécurité des données sensibles
Des documents sécurisés pour une paix d’esprit, voilà la première raison d’utiliser un portail de gestion de réunions. Pas de vol de documents confidentiels, une traçabilité des documents et identification rapide des personnes qui ont eu accès aux données confidentielles.
2. Améliorer la collaboration d’équipe
Permet l’écriture collaborative de l’ensemble des documents de réunion, diminution exhaustive des échanges par courriel, suivi des approbations de l’ordre du jour et du compte rendu et collaboration en temps réel lors de la réunion.
3. Augmenter la participation active aux réunions virtuelles
Tout le monde a accès aux documents, peut les lire avant la réunion et être préparé durant la tenue de celle-ci. Les participants se sentiront donc plus impliqués aux réunions en ligne.
4. Faciliter le partage de documents
Les documents centralisés permettent d’avoir toujours en main la dernière version disponible et diminuent le risque d’erreur de version.
5. Déplacement simplifié et productif
Grâce à une synchronisation sur tous vos appareils, ayez accès rapidement à tous vos documents durant vos déplacements.
6. Faciliter la recherche d’information
Recherche facile par mots clés dans tous les ordres du jour et comptes rendus, et ce, par dossier et équipe.
7. Diminuer le temps passé en procédure administrative
Impression, manipulation, partage, classement, archivage et recherche sont maintenant des tâches reléguées aux oubliettes.
8. Diminuer les coûts inhérents aux réunions
Grâce au dépôt centralisé des documents, ne dépensez plus pour le papier, l’encre, l’envoi par la poste, etc.
9. Respecter davantage l’environnement
Partager de belles valeurs de recyclages avec notre entourage afin de sauver des arbres.
10. Gagner de l’espace dans vos bureaux
Gagner de l’espace physique dans vos bureaux grâce aux documents électroniques, car ils étaient auparavant décernés pour le rangement (archives).
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