L’assemblée générale annuelle (AGA) est une réunion capitale au bon fonctionnement dans presque tout type d’organisation. C’est un moment démocratique et décisif qui permet de faire le bilan de l’année et prendre des décisions futures.
Voyons voir ensemble comment organiser une assemblée générale annuelle efficacement et bien sûr sans compromettre ses formalités.
Vous trouverez dans cet article :
Les fonctions et formalités de l’assemblée générale annuelle
La planification et la convocation
Le déroulement de l’assemblée générale annuelle
Notre conseil pour une assemblée générale annuelle réussit
Les fonctions et formalités de l’assemblée générale annuelle
Avant tout, il faut comprendre l’utilité et les règles de base d’une assemblée générale.
L’AGA permet la prise de décision reliée à l’atteinte des objectifs d’une organisation. Elle réunit les associés pour échanger sur le bilan de l’année passée ainsi que des activités de l’année à venir afin d’avoir un portrait clair des prochaines marches à suivre.
Une assemblée permet de :
- Partager le portait des activités et finances
- Voter les renouvellements et modifications
- Réélire les membres du conseil d’administration et vérificateur
- Approuver les budgets prévisionnels
- Prendre des décisions reliées aux objectifs
Les formalités d’une assemblée générale sont établies par un guide procédure, c’est-à-dire les règlements intérieurs ou administratifs de l’organisation.
Ces règles déterminent le mode de convocation, les participants, le quorum, le mode de scrutin, les conditions de vote et tout autre détail qui vous permet de tenir une AGA convenable.
La planification et la convocation
La planification de votre assemblée est essentielle. La personne responsable de l’organisation de la réunion et de la convocation est généralement le président, le vice-président, un secrétaire ou un membre de conseil d’administration. Ce détail est normalement inscrit dans les règlements intérieurs de votre société.
Le mode de convocation
Le mode de convocation est le comment la rencontre aura lieu. Une assemblée générale se fait habituellement en personne, mais il est possible que les règlements autorisent le mode virtuel ou même hybride.
Depuis les dernières années, nous avons vu une hausse des réunions en ligne soit en raison de contrainte ou par choix d’optimisation. Aujourd’hui, nous savons que les rencontres à distance sont tout à fait possibles et peuvent être aussi constructifs.
Si votre AGA est en ligne, les formalités doivent être respectées, de la même façon que pour une assemblée générale en présentiel. Assurez-vous d’avoir les bons outils comme Beenote pour concilier la réunion et les informations importantes en toute sécurité.
Les personnes convoquées
Les personnes autorisées à participer à l’assemblée sont aussi déterminées dans les règlements intérieurs, mais il arrive qu’il n’y ait aucune précision à ce sujet. Il faudra alors convoquer tous les membres de votre organisation sans aucune distinction.
D’autres personnes sont souvent convoquées à des fins opérationnelles comme le gestionnaire des finances par exemple.
En bref, les participants à l’assemblée générale sont des personnes qui doivent être indispensables à la présentation des résultats et dans la prise de décisions.
La structure d’une convocation
La convocation est envoyée environ 8 à 15 jours avant la journée de l’assemblée générale. La convocation peut être en d’autres mots l’ordre du jour qui comporte les informations suivantes :
- Le nom de votre organisation
- Le nom de l’auteur de la convocation
- Le leader de la tenue de l’assemblée générale
- Les personnes convoquées
- La date et l’heure de l’assemblée
- Le lieu et/ou le lien URL de la réunion virtuelle
- Les points à discuter et à présenter ainsi que les documents relatifs
- Les sujets de vote qui deviendront des résolutions
Pour réaliser votre AGA, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de réunions comme Beenote pour créer un ordre du jour structuré. Ce modèle d’ordre du jour pour les assemblées générales peut vous permettre d’avoir une base et le personnaliser selon vos besoins.
Ainsi, l’ordre du jour peut être partagé en avance pour la convocation et suivie en temps réel et projetée sur un écran durant l’assemblée. Votre documentation sera centralisée et sécurisée jusqu’à la rencontre. Vous pourrez également envoyer la convocation par courriel à tous les participants.
Le déroulement d’une assemblée générale annuelle
L’introduction de l’assemblée commence la plupart du temps par un discours du président. Ensuite, les rapports moraux et financiers sont normalement présentés puis vient ensuite le moment de délibérer en suivant soigneusement l’ordre du jour.
Le déroulement d’une assemblée générale :
- Prise de présence des participants
- Présentation du président et secrétaire de l’assemblée
- Résumé des points figurant à l’ordre du jour
- Présentation des rapports financiers
- Votation et élection à l’aide des résolutions à l’ordre du jour
- Conclusion et approbation de la réunion de l’assemblée générale
- Rédaction et signature du procès-verbal
Pour obtenir un plan plus en détail, vous pouvez utiliser notre modèle d’ordre du jour pour assemblée générale annuelle.
La prise de présence et le quorum
La première étape formelle d’une assemblée est de signer une feuille de présence par les participants.
La prise de présence permet de connaître le nombre de personnes présentes et votantes afin de respecter le quorum établi dans les règlements intérieurs. Si le nombre de participants est fortement réduit, la réunion peut être suspendue.
Avec Beenote, vous avez automatiquement une prise de présence qui se crée si les participants se connectent à la réunion. Si ce n’est pas tous les participants qui ont accès au logiciel, vous pouvez ajouter une note à l’ordre du jour pour prendre les présences.
La conduite des votes
La conduite des votes est régie par les règlements intérieurs qui comportent le mode de scrutin ainsi que la formalité du quorum, soit les personnes admissibles au vote. Chaque membre votant dispose d’une seule voix respectant le principe démocratique.
Il existe deux modes de scrutin: le vote à main levée ou à bulletin secret. Si votre assemblée se déroule en ligne ou hybride, il est possible de faire des votes par correspondance en dehors de la réunion ou des votes virtuels à distance durant la réunion.
Les conditions de majorité sont déterminées en fonction de l’importance et le type de décision et doivent être aussi inscrites à vos résolutions. Celles-ci sont habituellement établies dans les règlements intérieurs.
- Majorité relative: la décision est adoptée lorsque les votes favorables l’emportent sur les votes défavorables, quel que soit le nombre de votes
- Majorité absolue: la proposition doit obtenir au moins la moitié des voix
- Majorité qualifiée: elle nécessite, par exemple, les deux tiers ou les trois quarts des votes autorisés
- Unanimité: elle crée un droit de veto au profit de n’importe quel membre
Toujours en suivant l’ordre du jour, la délibération est guidée par chaque point qui nécessite un vote. Lorsqu’une résolution est prise, celle-ci doit devenir une décision.
En optant pour notre formule complète Beeboard, vous pouvez ajouter vos résolutions en avance dans votre ordre du jour avec tous les détails requis et ensuite consolider la décision en temps réel lors du vote à distance ou présentiel.
La rédaction du procès-verbal
Une fois l’assemblée générale terminée, c’est l’heure de la rédaction du procès-verbal.
Ce document capital permet aux absents d’avoir un récapitulatif de la réunion, mais aussi d’avoir une preuve juridique à laquelle se reporter en cas de contestation. Il doit être accessible à tous les associés et conservé dans un endroit sécurisé.
Votre procès-verbal doit comprendre les éléments de la convocation mentionnés plutôt c’est-à-dire les points de l’ordre du jour incluant les décisions et tous les documents nécessaires lors de modification importante. Une fois révisé, le document doit être signé.
En produisant un ordre du jour avec notre logiciel de gestion de réunions, vous pouvez automatiquement créer un procès-verbal à la fin de votre réunion duquel inclus les notes, les décisions et les documents et ainsi gagner 80% du temps de rédaction.
Vous pourrez ensuite le partager aux associés abonnés à Beenote ou l’enregistrer en format PDF. Avec notre version Beeboard, vous pourrez même signer par voie électronique le procès-verbal avec une ou plusieurs signataires.
Notre conseil pour une assemblée générale annuelle réussit
Que vous teniez une assemblée générale annuelle en présentiel, virtuelle ou hybride, il est important d’abord de suivre les bonnes formalités, mais surtout d’avoir le bon outil pour y arriver.
Un logiciel de gestion de réunions vous permet d’avoir un ordre du jour structuré modifiable en temps réel, la consolidation des décisions, la centralisation et l’accessibilité, la sécurité des informations ainsi que la conformité du procès-verbal.
Faites un essai gratuit de Beenote pour bénéficier de tous ses avantages. De plus, nous avons toujours des nouvelles fonctionnalités qui permet de s’améliorer et repondre à vos besoins.
En bref, vous gagnerez du temps énorme en «numérisant» votre processus d’assemblée générale annuelle. Qu’en pensez-vous?
Passionnée de création de contenu sur le web et rédactrice chez Beenote, sa première motivation est de créer du contenu qui peut guider les organisations voulant optimiser leurs réunions et conseils d’administration. Donner des ressources pratiques pour inspirer les entreprises à adopter de meilleures pratiques pour devenir des pros de réunion. Fini la perte de temps!
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